Tarjouspyyntö tulee puhelimitse, kotisivujen kautta tai palaavalta asiakkaalta. Annat hinnan tarjouksena linkin kautta tai kirjaat puhelimessa tehdyn sopimuksen, ja asiakkaan vastaus tallentuu kauppaan. Jatkuvat sopimukset ja maksusuunnitelmat laaditaan samassa vaiheessa, ja seuraava samanlainen toimeksianto voi pohjautua aiempaan asetelmaan.
Mitä voitte tehdä SAEFURissa.
Hae jotakin, mitä teette työssänne, kuten tarjouksen lähettäminen, tuntien kirjaaminen tai loman suunnittelu, ja katso, miten SAEFUR auttaa. Haun alla näette, miten työ liittyy yhteen, kun johdat yritystä yksin, kun jaatte työt tai kun useat osastot toimivat yhdessä.
Kokeile sanaa omasta työstä
Johdan yritystä yksin
Työpäiväsi yhdessä paikassa.
Otat vastaan tarjouspyynnön, annat hinnan, teet työn, lähetät laskun ja luovutat kauden tilitoimistolle. SAEFUR noudattaa samaa järjestystä: jokainen tieto kirjataan kerran, siellä missä se syntyy, ja se siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Tämä pätee yhtä lailla käsityöhön, palveluun, tavaratoimitukseen kuin jatkuvaan sopimukseen.
Kuka: Sinä, asiakas, tilitoimisto ja yritykset, joita käytät.
Tarjouspyynnöstä laskuun
Alue kerrallaan
- Saa toimeksiantoAsiakkaan kyllä on tallessa kaupan yhteydessä.Tarjous linkkinä · Jatkuvat sopimukset · Maksusuunnitelma
- AsiakkaatSe, minkä lupasit puhelimessa, on tallessa vielä huomenna.Asiakashistoria · Päivätyt lupaukset · Asiakastapaukset
- Tee työTyö ja aineisto kulkevat yhdessä.Tänään · Tunnit ja materiaalit · Muutokset ja lisäykset
- Alan vaatimukset työssäVaatimukset ovat mukana työssä siellä, missä niitä sovelletaan.Sääntöpaketit · Mittaukset ja hyväksyntä · Koottu dokumentaatio
- Materiaalit, hankinnat ja tavaratHankinnat, varasto ja toimitus liittyvät toisiinsa.Kuitit · Toimittajalaskut · Varastosaldo
- Saa maksuLaskuta ja seuraa maksua.Lasku ilman projektia · Swish · Muistutukset
- Asiakas seuraa ja vastaaAsiakas vastaa linkin kautta, ilman tiliä.Seurantalinkki · Asiakkaan pysyvä linkki · Tilaajatili
- Talous ja aineistoSeuraa taloutta ja luovuta kauden aineisto.Talousnäkymä · Kuukausittainen tulos · SIE4
- Ota mukaan toinen yritysAliurakoitsija työskentelee omassa SAEFURissaan.Toimeksiannot yritysten välillä · Hyväksy työ · Yhteistyölasku
- Puhelimessa, omalla kielelläsiAloita helposti ja syvennä, kun tarvitset.Kirjautuminen · Kotinäyttö · Ohjekeskus
- Valmiina, kun teitä on enemmänSama järjestelmä sinä päivänä, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän.Työsuhde · Käyttöoikeudet · Palkka-aineisto
Tämän kumppaninne tekee SAEFURin aineiston pohjalta
- Tilinpäätös, pääkirja ja veroilmoitus Tilitoimisto. SAEFUR toimittaa SIE4-tiedoston ja lukuoikeuden.
- Palkanlaskenta, työnantajailmoitus ja verot Palkkakumppani. SAEFUR toimittaa palkka-aineiston.
- Kassajärjestelmä ja tiskimyynti Hoidetaan erillisessä kassajärjestelmässä.
- Personalliggare (Ruotsin rakennustyömaiden henkilöstöluettelo) rakennustyömaalla Rakennuttajan järjestelmä.
Saa toimeksianto
Asiakkaan kyllä on tallessa kaupan yhteydessä.
Kuka: Sinä ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Asiakkaat · Tee työ · Asiakas seuraa ja vastaa
Asiakkaat
Se, minkä lupasit puhelimessa, on tallessa vielä huomenna.
Kuka: Sinä ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Saa toimeksianto · Saa maksu · Asiakas seuraa ja vastaa
Asiakaskortin ylimpänä näkyy, mikä odottaa: vastausta odottava tarjous, maksamaton lasku, päivätty lupaus. Puhelut ja asiat kirjataan siellä, missä ne hoidetaan, ja koko historia on koottuna, kun asiakas ottaa yhteyttä. Sinä päivänä, kun otat mukaan kollegan, hän voi jatkaa samalla aineistolla.
Tee työ
Työ ja aineisto kulkevat yhdessä.
Kuka: Sinä ja asiakas, joka hyväksyy.
Johtaa eteenpäin Alan vaatimukset työssä · Materiaalit, hankinnat ja tavarat · Saa maksu
Tänään-näkymä näyttää, mikä odottaa. Tunnit, matkat, materiaalit ja valokuvat kirjataan toimeksiantoon puhelimella, kun olet paikalla. Merkitset työn valmiiksi, ja kun asiakkaan pitää hyväksyä, se tapahtuu linkin kautta. Muutokset ja lisäykset saavat hinnan ja päätöksen, kun ne syntyvät.
Paikan päällä
Asetelma ja talous
Alan vaatimukset työssä
Vaatimukset ovat mukana työssä siellä, missä niitä sovelletaan.
Kuka: Sinä ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Tee työ · Asiakas seuraa ja vastaa
Jos työskentelet LVI- tai sähköalalla, yritys voi ottaa käyttöön sääntöpaketin Säker Vattenille tai sähköasennuksille. Vaatimukset liitetään niihin töihin, joita ne koskevat, mittaukset ja hyväksyntä kirjataan paikan päällä, ja koottu dokumentaatio voidaan antaa asiakkaalle PDF-tiedostona. SAEFUR dokumentoi, ja arvion teet sinä pätevänä henkilönä.
Materiaalit, hankinnat ja tavarat
Hankinnat, varasto ja toimitus liittyvät toisiinsa.
Kuka: Sinä, toimittaja ja tavaran saava asiakas.
Johtaa eteenpäin Tee työ · Saa maksu · Talous ja aineisto
Kuitti kuvataan, kun saat sen, ja kohdistetaan myöhemmin, ja toimittajalasku täsmäytetään tilausta vasten. Jos myyt tavaroita, nimikkeet, tilaukset, varastosaldo ja toimitus kuuluvat yhteen. Huoltoauto voi olla oma varastopaikkansa, samoin kuin varasto tai myymälän hylly.
Hankinnat ja kuitit
Nimikkeet, varasto ja toimitus
Saa maksu
Laskuta ja seuraa maksua.
Kuka: Sinä ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Talous ja aineisto · Asiakkaat · Asiakas seuraa ja vastaa
Lasku perustuu kaupan aineistoon: tehtyyn työhön, toimitukseen tai jatkuvan sopimuksen kauteen. Järjestelmä auttaa numerosarjan, arvonlisäveron, ROT-aineiston (Ruotsin kotitalousvähennys) ja viivästyskoron kanssa kaupan tietojen perusteella. Asiakas maksaa Swishillä (ruotsalainen mobiilimaksu) laskun tai linkin kautta, ja muistutus odottaa valmiina, kunnes hyväksyt sen.
Lasku
Maksu ja seuranta
Asiakas seuraa ja vastaa
Asiakas vastaa linkin kautta, ilman tiliä.
Kuka: Asiakas.
Johtaa eteenpäin Saa toimeksianto · Tee työ · Saa maksu
Asiakas saa linkin kaikkeen, mikä koskee hänen omaa kauppaansa: tarjoukseen, työhön kuvineen, sopimukseen ja laskuun. Siellä asiakas vastaa, hyväksyy ja maksaa tai kirjoittaa sinulle. Jos asiakas remontoi kotiaan, hän voi seurata työtä vaihe vaiheelta linkin kautta. Taloyhtiöllä, isännöitsijällä tai yrityksellä voi myös olla oma tilaajatili. Kulusi ja muistiinpanosi pysyvät sinulla.
Talous ja aineisto
Seuraa taloutta ja luovuta kauden aineisto.
Kuka: Sinä ja tilitoimisto.
Johtaa eteenpäin Saa maksu · Materiaalit, hankinnat ja tavarat
Talousnäkymä nostaa esiin sen, mikä vaatii seurantaa: tehdyn työn, joka on vielä laskuttamatta, kohdistamista odottavan kuitin, laskeneen katteen. Kuukauden tulos näkyy kuukauden aikana. Kausi luovutetaan SIE4-tiedostona tilitoimistolle, joka hakee sen lukuoikeutensa kautta.
Ota mukaan toinen yritys
Aliurakoitsija työskentelee omassa SAEFURissaan.
Kuka: Sinä ja käyttämäsi yritys.
Johtaa eteenpäin Tee työ · Materiaalit, hankinnat ja tavarat
Jos tarvitset toimeksiantoon sähköasentajan, annat työn yritykselle, joka myös käyttää SAEFURia. He saavat toimeksiannon ja sopimuksen omaan toimintaansa, sinä hyväksyt valmiin työn, ja heidän laskunsa saapuu sinulle toimittajalaskuna. Toimeksianto kirjataan kerran molemmille yrityksille.
Puhelimessa, omalla kielelläsi
Aloita helposti ja syvennä, kun tarvitset.
Kuka: Sinä.
Johtaa eteenpäin Tee työ
Kirjaudut BankID:llä (ruotsalainen sähköinen tunnistautuminen), sähköpostilla tai pääsyavaimella Face ID:n tai Touch ID:n kanssa, ja voit lisätä SAEFURin puhelimen kotinäytölle. Aloitat tarvitsemillasi alueilla, ja valikko näyttää lisää, kun toiminta ottaa niitä käyttöön. Ohjeet ovat tuotteessa: aloitusoppaat ja avustajahahmo Mini.
Valmiina, kun teitä on enemmän
Sama järjestelmä sinä päivänä, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän.
Kuka: Sinä, työntekijä ja palkkakumppani.
Johtaa eteenpäin Tee työ · Talous ja aineisto
Ensimmäinen työntekijä saa tilin, kirjaa omat tuntinsa ja saa antamasi käyttöoikeudet. Voit luovuttaa asiakasvastuun tai toimeksiannon ja samalla seurata kokonaisuutta. Palkka-aineisto menee palkkakumppanille joka kuukausi, ja valikko näyttää HR-osion, kun alat käyttää sitä.
Työntekijä
Jaettu vastuu
Jaamme työt keskenämme
Jaettu vastuu. Yhteinen aineisto.
Joku myy ja johtaa, kollegat tekevät työn ja joku hoitaa laskut ja talouden, usein muun ohella. Monessa yrityksessä omistaja tekee yhä paljon itse. SAEFUR auttaa teitä luovuttamaan: mitä asiakkaalle luvattiin, kuka hyväksyi työn ja mitä laskutetaan, on koottuna siellä, missä seuraava henkilö sitä tarvitsee.
Kuka: Myyjä ja johtaja, työn tekijät, talouden hoitaja, asiakas ja tilitoimisto.
Tarjouksesta hyväksyttyyn työhön
- Myyjä lähettää tarjouksen linkkinä, ja asiakkaan vastaus tallentuu kauppaan.
- Työnjohtaja antaa toimeksiannon, ja toteuttaja näkee sen omassa Tänään-näkymässään.
- Toteuttaja kirjaa tunnit, materiaalit ja kuvat paikan päällä puhelimella.
- Toteuttaja merkitsee työn valmiiksi, ja asiakas hyväksyy sen linkkinsä kautta.
Hyväksytystä työstä laskuun ja palkkaan
Alue kerrallaan
- Myy ja tee tarjouksiaKaupan jatkava kollega näkee, mitä on luvattu.Myyntimahdollisuudet · Tarjous linkkinä · Asiakaskohtaiset hinnat
- Asiakkaat ja asiakaspalveluSama vastaus, kuka tahansa vastaakin.Asiakkaan tilanne · Yhteydenottoloki · Toimitustieto
- Suunnittele ja jaa työNäe, jaa ja muuta, kuka tekee mitä.Työnjako · Aikataulu · ÄTA
- TyömaallaKirjaa paikan päällä, puhelimella.Tunnit ja matkat · Valokuvat · Esteet
- Alan vaatimukset ja dokumentaatioVaatimukset ovat mukana työssä siellä, missä niitä sovelletaan.Sääntöpaketit · Pätevyydet · Koottu dokumentaatio
- Materiaalit, hankinnat ja varastoSeuraa hankintaa tilauksesta käyttöön.Ostotilaus · Varastosaldo · Keräily ja toimitus
- Laskutus ja talousAineisto auttaa sitä, joka ottaa laskutuksen hoitaakseen.Laskutus · Maksut · SIE4
- TyöntekijätEnemmän työntekijöitä. Sama järjestys.Työsuhteet · Poissaolot · Palkka-aineisto
- Asiakas osallistuuAsiakas seuraa ja vastaa linkkien kautta.Seurantalinkki · Asiakkaan pysyvä linkki · Vastaanottokuittaus
- Aliurakoitsijat ja yhteistyöKaksi yritystä, yksi toimeksianto.Toimeksiannot yritysten välillä · Hyväksy työ · Oikeus käyttää alihankkijoita
- Kirjautuminen, kieli ja ohjeetAloittakaa helposti ja syventäkää, kun tarvitsette.Kirjautuminen · Kieli · Ohjekeskus
Tämän kumppaninne tekee SAEFURin aineiston pohjalta
- Tilinpäätös, pääkirja ja veroilmoitus Tilitoimisto. SAEFUR toimittaa SIE4-tiedoston ja lukuoikeuden.
- Palkanlaskenta, työnantajailmoitus ja verot Palkkakumppani. SAEFUR toimittaa palkka-aineiston.
- Kassajärjestelmä ja tiskimyynti Hoidetaan erillisessä kassajärjestelmässä.
- Personalliggare (Ruotsin rakennustyömaiden henkilöstöluettelo) rakennustyömaalla Rakennuttajan järjestelmä.
Myy ja tee tarjouksia
Kaupan jatkava kollega näkee, mitä on luvattu.
Kuka: Myyjä ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Asiakkaat ja asiakaspalvelu · Suunnittele ja jaa työ · Laskutus ja talous
Tarjouspyynnöt kootaan myyntimahdollisuuksiksi, joilla on vastuuhenkilö ja seuraava vaihe, jotta kollega voi jatkaa kauppaa samalla aineistolla. Tarjous lähetetään linkkinä, asiakas vastaa ilman tiliä, ja hyväksytystä tarjouksesta tulee sopimus, johon työ ja lasku perustuvat. Asiakaskohtaiset hinnat, jatkuvat sopimukset ja maksusuunnitelmat kuuluvat samaan kauppaan.
Uudet kaupat
Tarjous ja sopimus
Asiakkaat ja asiakaspalvelu
Sama vastaus, kuka tahansa vastaakin.
Kuka: Asiakkaalle vastaava, myyjä ja omistaja.
Johtaa eteenpäin Myy ja tee tarjouksia · Laskutus ja talous · Asiakas osallistuu
Puhelimeen vastaava näkee asiakkaan tilanteen asiakaskortin ylimpänä: vastausta odottavan tarjouksen, käynnissä olevan toimeksiannon, odottavan laskun. Puhelut ja lupaukset kirjataan siellä, missä ne syntyvät, jotta kollega voi jatkaa siitä, mihin edellinen puhelu jäi. Jälkitoimitusta odottavat asiakkaat nostetaan esiin, jotta voitte ottaa yhteyttä ensin.
Suunnittele ja jaa työ
Näe, jaa ja muuta, kuka tekee mitä.
Kuka: Työn johtaja ja omistaja.
Johtaa eteenpäin Työmaalla · Alan vaatimukset ja dokumentaatio · Laskutus ja talous
Työnjohtaja perustaa projektin pohjasta, suunnittelee järjestyksen ja jakaa tehtävät. Jokainen näkee omat toimeksiantonsa Tänään-näkymässä, ja suunnitelmaa voi muuttaa päivän muuttuessa. Muutos- ja lisätyöt (ÄTA) saavat hinnan ja päätöksen, ja se, jolla on oikeus, seuraa katetta työn aikana.
Työmaalla
Kirjaa paikan päällä, puhelimella.
Kuka: Työn tekijät.
Johtaa eteenpäin Suunnittele ja jaa työ · Alan vaatimukset ja dokumentaatio · Materiaalit, hankinnat ja varasto
Toteuttaja aloittaa matkan, käynnistää ajanoton ja lisää materiaalit toimeksiantoon sitä mukaa kuin niitä käytetään. Kuvat otetaan samassa näkymässä, kuitti kuvataan heti, ja este kirjataan syineen, jotta työnjohtaja saa tiedon. Toimeksiannon tunneista tulee laskun perusta, ja työsuhteen läsnäolo ja poissaolot ilmoitetaan erikseen.
Alan vaatimukset ja dokumentaatio
Vaatimukset ovat mukana työssä siellä, missä niitä sovelletaan.
Kuka: Tekijä, johtaja ja asiakas.
Johtaa eteenpäin Työmaalla · Suunnittele ja jaa työ · Asiakas osallistuu
Kun käytössä on sääntöpaketti Säker Vattenille tai sähköasennuksille, vaatimukset liitetään niihin töihin, joita ne koskevat, ja pätevä henkilö dokumentoidaan työtä annettaessa. Mittaukset, hyväksyntä ja poikkeamat kirjataan paikan päällä ja kootaan PDF-tiedostoon, jonka asiakas voi lukea. SAEFUR dokumentoi, ja arvion tekee pätevä henkilö.
Materiaalit, hankinnat ja varasto
Seuraa hankintaa tilauksesta käyttöön.
Kuka: Ostaja, varastonhoitaja ja myyjä.
Johtaa eteenpäin Työmaalla · Laskutus ja talous · Asiakas osallistuu
Ostaja tekee ostotilauksen, vastaanottaa tavarat ja täsmäyttää toimittajalaskun rivi riviltä. Kulu voidaan kohdistaa projektiin tai jättää yleiseksi hankinnaksi. Jos myytte tavaroita, nimikkeet, tilaukset, varastopaikat, keräily ja toimitus liittyvät toisiinsa, ja myyjä ja varasto näkevät saman saldon.
Hankinnat
Nimikkeet, varasto ja toimitus
Laskutus ja talous
Aineisto auttaa sitä, joka ottaa laskutuksen hoitaakseen.
Kuka: Talouden hoitaja, omistaja ja tilitoimisto.
Johtaa eteenpäin Työntekijät · Materiaalit, hankinnat ja varasto · Asiakas osallistuu
Talouden hoitaja laskuttaa tehdyn työn, kirjattujen toimitusten ja jatkuvien sopimusten perusteella, ja aineisto on koottuna kauppaan. Maksut, muistutukset ja perintä seurataan yhdessä paikassa. Talousnäkymä näyttää seuraavan vaiheen, ja kausi luovutetaan tilitoimistolle SIE4-tiedostona niin, että täydennettävät asiat on merkitty etukäteen.
Laskuta
Maksu ja seuranta
Talous ja tilitoimisto
Työntekijät
Enemmän työntekijöitä. Sama järjestys.
Kuka: HR-vastaava, työntekijät ja palkkakumppani.
Johtaa eteenpäin Laskutus ja talous · Suunnittele ja jaa työ
HR-vastaava kirjaa henkilölle työsuhteet, ehdot ja asiakirjat nimenomaisten käyttöoikeuksien suojaamina. Jokainen ilmoittaa läsnäolon, poissaolot ja omista varoista maksetut kulut omalla sivullaan, ja kuukauden palkka-aineisto menee palkkakumppanille. Kun joku lähtee yrityksestä, pääsy yrityksen tietoihin päättyy yhdellä toimenpiteellä.
Asiakas osallistuu
Asiakas seuraa ja vastaa linkkien kautta.
Kuka: Asiakas.
Johtaa eteenpäin Myy ja tee tarjouksia · Työmaalla · Laskutus ja talous
Asiakas saa linkit kaikkeen, mikä koskee hänen omaa kauppaansa, ja jokaisella linkillä on oma tehtävänsä: tarjouslinkki vastausta varten, seurantalinkki työtä varten ja laskulinkki maksua varten. Asiakkaan pysyvä linkki kokoaa tilaukset, sopimukset ja laskut. Sisäiset kulut, muistiinpanot ja katteet pysyvät teillä.
Aliurakoitsijat ja yhteistyö
Kaksi yritystä, yksi toimeksianto.
Kuka: Johtaja, talouden hoitaja ja käytetty yritys.
Johtaa eteenpäin Suunnittele ja jaa työ · Laskutus ja talous
Aliurakoitsija, joka myös käyttää SAEFURia, saa toimeksiannon ja sopimuksen omaan toimintaansa, ja toimeksianto kirjataan kerran molemmille. Hyväksytte valmiin työn yritysrajan yli, ja heidän laskunsa saapuu teille toimittajalaskuna kulu oikeaan projektiin kohdistettuna. Päätätte henkilökohtaisesti, kuka saa käyttää alihankkijoita.
Kirjautuminen, kieli ja ohjeet
Aloittakaa helposti ja syventäkää, kun tarvitsette.
Kuka: Koko tiimi.
Johtaa eteenpäin Työmaalla · Työntekijät
Kaikki kirjautuvat samassa paikassa BankID:llä, sähköpostilla tai pääsyavaimella ja voivat lisätä SAEFURin puhelimen kotinäytölle. Jokainen työskentelee omalla kielellään, ja valikko näyttää ne alueet, joita käytätte. Ohjeet ovat tuotteessa: aloitusoppaat ja avustajahahmo Mini. Lukitusnäytön ilmoitukset ja viestien kääntäminen tulevat myöhemmässä vaiheessa.
Meillä on useita osastoja
Jokaisella osastolla oma osansa. Samat tiedot.
Myynnillä, asiakaspalvelulla, projekteilla, varastolla, hankinnoilla, taloudella ja HR:llä on kullakin oma vastuuhenkilönsä, usein omine esihenkilöineen ja yksikköineen. Jokainen osasto saa sen näkyvyyden ja ne valtuudet, joita sen vastuu edellyttää, ja johto voi seurata kokonaisuutta. Sama tilaus, sama projekti ja sama asiakas kulkevat osastojen läpi, joten aineisto siirtyy osastolta toiselle.
Kuka: Jokainen osasto, johto, asiakas, kumppaninne ja tilitoimisto.
Tilauksesta toimitukseen ja laskuun kolmen osaston kautta
Työsuhteesta palkka-aineistoon
- HR perustaa työsuhteen suojattuine tietoineen ja päivättyine ehtoineen.
- Johto antaa käyttöoikeudet henkilökohtaisesti, ja jokainen näkee omat alueensa.
- Työntekijä ilmoittaa itse läsnäolon, poissaolot ja omista varoista maksetut kulut.
- Kuukauden aineisto menee palkkakumppanille, myös palkkajärjestelmän muodossa.
Alue kerrallaan
- MyyntiSeuraa kauppaa ensimmäisestä yhteydenotosta sopimukseen.Ennuste · Tarjous linkkinä · Jatkuvat sopimukset
- AsiakaspalveluSama vastaus, kuka tahansa vastaakin.Asiakkaan tilanne · Asiakastapaukset · Toimitustieto
- Projektit ja toimeksiannotSeuraa vastuuta, laatua ja kannattavuutta työn aikana.Projektipohjat · Kaksivaiheinen hyväksyntä · Projektin talous
- Laatu ja alan vaatimuksetDokumentaatio arvioinnin tueksi.Sääntöpaketit · Poikkeamat · Koottu dokumentaatio
- Varasto ja logistiikkaVarasto ja asiakkaalle annettu lupaus perustuvat samaan saldoon.Varastopaikat · Keräily skannaamalla · Sarjanumerot
- HankinnatTäsmäytä tilattu, vastaanotettu ja laskutettu.Ostotilaus · Täsmäytys · Hyväksyntä
- TalousPäätökset kuukauden aikana. Jäljitettävä aineisto.Talousnäkymä · Muistutukset · SIE4
- HRYhtenäinen toimintatapa HR:stä vastaavalle.Työsuhteet · Vapaahakemukset · Organisaatiokaavio
- Johto ja käyttöoikeudetJaa vastuuta ja seuraa kokonaisuutta.Käyttöoikeudet · Neljän silmän periaate · Useita yhtiöitä
- Asiakas ja tilaajaYksityishenkilö, yhdistys tai yritys seuraa kauppaansa.Seurantalinkki · Tilaajatili · Laskulinkki
- Aliurakoitsijat ja kumppanitKaksi yritystä, yksi toimeksianto.Toimeksiannot yritysten välillä · Ehdot useassa portaassa · Yhteistyölasku
- Kieli, kirjautuminen ja ohjeetJokainen työntekijä aloittaa helposti.Kirjautuminen · Kieli · Ohjekeskus
Tämän kumppaninne tekee SAEFURin aineiston pohjalta
- Tilinpäätös, pääkirja ja veroilmoitus Tilitoimisto. SAEFUR toimittaa SIE4-tiedoston ja lukuoikeuden.
- Palkanlaskenta, työnantajailmoitus ja verot Palkkakumppani. SAEFUR toimittaa palkka-aineiston.
- Kassajärjestelmä ja tiskimyynti Hoidetaan erillisessä kassajärjestelmässä.
- Personalliggare (Ruotsin rakennustyömaiden henkilöstöluettelo) rakennustyömaalla Rakennuttajan järjestelmä.
Myynti
Seuraa kauppaa ensimmäisestä yhteydenotosta sopimukseen.
Kuka: Myyjät ja myyntipäällikkö.
Johtaa eteenpäin Asiakaspalvelu · Projektit ja toimeksiannot · Varasto ja logistiikka
Myyjät seuraavat asiakkaitaan ja myyntimahdollisuuksiaan seuraavan vaiheen, arvioidun arvon ja todennäköisyyden kanssa, ja johto saa ennusteen eteenpäin. Tarjous lähetetään linkkinä, ja asiakas vastaa ilman tiliä. Sopimus asiakaskohtaisine hintoineen siirtyy tilaukseen ja laskuun, ja jatkuvat sopimukset ja maksusuunnitelmat kuuluvat samaan kauppaan.
Kaupat ja liidit
Tarjous, hinta ja sopimus
Asiakaspalvelu
Sama vastaus, kuka tahansa vastaakin.
Kuka: Asiakaspalvelu ja kaikki, jotka vastaavat asiakkaalle.
Johtaa eteenpäin Myynti · Varasto ja logistiikka · Talous
Asiakaspalvelu näkee asiakkaan tilanteen ylimpänä: vastausta odottava tarjous, matkalla oleva toimitus, jälkitoimitus, maksamatta oleva. Puhelut, lupaukset ja asiakastapaukset kirjataan vastuuhenkilön ja takaisinsoittopäivän kanssa. Tietoa odottavat asiakkaat nostetaan esiin, ja toimitustieto perustuu samaan varastotilanteeseen, johon myyjä nojasi luvatessaan toimituksen.
Projektit ja toimeksiannot
Seuraa vastuuta, laatua ja kannattavuutta työn aikana.
Kuka: Projektipäälliköt, työnjohtajat ja toteuttajat.
Johtaa eteenpäin Laatu ja alan vaatimukset · Hankinnat · Talous · Aliurakoitsijat ja kumppanit
Projektipäällikkö perustaa projektin pohjasta, suunnittelee järjestyksen ja jakaa tehtävät työntekijöille tai aliurakoitsijoille. Toteuttajat kirjaavat tunnit, materiaalit ja kuvat paikan päällä, työnjohtaja tarkastaa ja tilaaja hyväksyy, kun toimeksianto sitä edellyttää. Muutokset ja lisäykset saavat hinnan ja päätöksen, ja projektin talous näkyy niille, joilla on oikeus siihen.
Asetelma ja ohjaus
Paikan päällä
Hyväksyntä ja muutokset
Laatu ja alan vaatimukset
Dokumentaatio arvioinnin tueksi.
Kuka: Laatuvastaava, projektipäälliköt ja toteuttajat.
Johtaa eteenpäin Projektit ja toimeksiannot · HR
Yritys voi ottaa käyttöön sääntöpaketit Säker Vattenille ja sähköasennuksille. Vaatimukset liitetään niihin töihin, joita ne koskevat, pätevyydet ja nimetyt roolit dokumentoidaan, ja mittaukset ja hyväksyntä kirjataan paikan päällä. Koottu dokumentaatio muodostaa projektiin PDF-tiedoston. SAEFUR dokumentoi, ja arvion tekee pätevä henkilö.
Varasto ja logistiikka
Varasto ja asiakkaalle annettu lupaus perustuvat samaan saldoon.
Kuka: Varastopäällikkö ja varastossa työskentelevät.
Johtaa eteenpäin Hankinnat · Asiakaspalvelu · Talous
Varasto työskentelee keräilyjonossa: skannaa, pakkaa ja lähetä. Useat varastot ja varastopaikat järjestetään hierarkiaan, inventointi tehdään vyöhykkeittäin tai jatkuvana, ja sarjanumerot ja erät seuraavat tavaraa asiakkaalle asti. Myyjä, asiakaspalvelu ja varasto näkevät saman saldon. Rahtivaraus kuljetusliikkeeltä avautuu, kun sopimus ja yhteys ovat valmiit.
Hankinnat
Täsmäytä tilattu, vastaanotettu ja laskutettu.
Kuka: Ostajat ja hyväksyjä.
Johtaa eteenpäin Varasto ja logistiikka · Talous · Aliurakoitsijat ja kumppanit
Hankinta tekee tilauksen, varasto vastaanottaa, ja toimittajalasku täsmäytetään molempia vasten rivi riviltä, jotta poikkeamia voidaan seurata. Toimittajalaskut näytetään erääntyneet ensin, hyväksynnän ennen maksua voi valita, ja rivin voi laskuttaa edelleen asiakkaalta. Kuitit kohdistetaan, kun asiayhteys on selvä, ja aliurakoitsijan lasku kirjataan oikeaan projektiin.
Talous
Päätökset kuukauden aikana. Jäljitettävä aineisto.
Kuka: Talouspäällikkö, talousassistentti ja tilitoimisto.
Johtaa eteenpäin Hankinnat · HR · Johto ja käyttöoikeudet
Talous laskuttaa tehdyn työn, kirjattujen toimitusten ja jatkuvien sopimusten perusteella ja seuraa maksuja, muistutuksia ja perintää. Talousnäkymä näyttää, mitä pitää tehdä: laskuttamaton työ, kohdistamattomat kulut, negatiivinen kate. Kausi luovutetaan tilitoimistolle SIE4-tiedostona yhdessä täydennettävien asioiden listan kanssa. Pankkiyhteys avautuu, kun sopimus pankin kanssa on valmis.
Laskuta
Maksut ja perintä
Talous, pankki ja tilitoimisto
HR
Yhtenäinen toimintatapa HR:stä vastaavalle.
Kuka: HR, esihenkilöt ja palkkakumppani.
Johtaa eteenpäin Johto ja käyttöoikeudet · Talous · Projektit ja toimeksiannot
HR perustaa työsuhteet suojattuine henkilötietoineen, päivättyine ehtoineen ja pohjista laadittuine sopimuksineen. Työntekijät ilmoittavat itse läsnäolon, poissaolot ja omista varoista maksetut kulut ja hakevat vapaata sovelluksessa. Esihenkilö näkee, että joku on poissa, ja syy näytetään sille, jolla on oikeus nähdä se. Organisaatiokaavio näyttää yksiköt ja esihenkilöt, ja palkka-aineisto menee palkkakumppanille, joka hoitaa palkanlaskennan.
Johto ja käyttöoikeudet
Jaa vastuuta ja seuraa kokonaisuutta.
Kuka: Toimitusjohtaja, omistaja ja järjestelmästä vastaava.
Johto antaa käyttöoikeudet henkilökohtaisesti, ja oikeuksia jakava voi jakaa vain sellaisia, jotka hänellä itsellään on. Organisaation esihenkilöketju ja päätösvalta pidetään erillään, jotta vastuu luovutetaan nimenomaisesti. Arkaluonteiset päätökset voivat vaatia toisen henkilön hyväksynnän. Usean yhtiön palveluksessa oleva vaihtaa niiden välillä samalla tilillä, ja tuen toimenpiteet kirjataan lokiin.
Asiakas ja tilaaja
Yksityishenkilö, yhdistys tai yritys seuraa kauppaansa.
Kuka: Asiakas, tilaaja ja teillä asiakkaalle vastaavat.
Johtaa eteenpäin Myynti · Projektit ja toimeksiannot · Talous
Asiakas, esimerkiksi kotiaan remontoiva yksityishenkilö, seuraa työtä linkkien kautta ilman tiliä: tarjous, työ kuvineen, tilaukset, sopimukset ja laskut. Tilaaja, jolla on oma tili, esimerkiksi isännöitsijä, taloyhtiö tai yritys, hoitaa projektejaan ja näkee taloutensa kaikista projekteista. Asiakas näkee asiakashinnat, ja toteuttajan kulut pysyvät toteuttajalla.
Aliurakoitsijat ja kumppanit
Kaksi yritystä, yksi toimeksianto.
Kuka: Projektipäällikkö, hankinta ja käytetty yritys.
Johtaa eteenpäin Projektit ja toimeksiannot · Hankinnat
Projektipäällikkö antaa toimeksiannon yritykselle, joka myös käyttää SAEFURia. He työskentelevät omassa toiminnassaan, hyväksytyt ehdot ja sovittu näkyvyys pätevät jokaisessa portaassa, ja te hyväksytte valmiin työn yritysrajan yli. Heidän laskunsa saapuu teille toimittajalaskuna, ja päätätte henkilökohtaisesti, kuka saa käyttää alihankkijoita.
Kieli, kirjautuminen ja ohjeet
Jokainen työntekijä aloittaa helposti.
Kuka: Kaikki.
Johtaa eteenpäin HR · Johto ja käyttöoikeudet
Kaikki kirjautuvat samassa paikassa BankID:llä, sähköpostilla tai pääsyavaimella ja voivat lisätä SAEFURin puhelimen kotinäytölle. Jokainen työskentelee omalla kielellään, ja sovelluksen ilmoitukset näyttävät, mikä odottaa. Ohjeet ovat tuotteessa: aloitusoppaat yritystyypeittäin ja avustajahahmo Mini. Lukitusnäytön ilmoitukset ja viestien kääntäminen tulevat myöhemmässä vaiheessa.
Myyntimahdollisuudet vaiheineen, arvoineen ja todennäköisyyksineen
Jokaisella mahdollisuudella on asiakas tai liidi, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö, seuraava vaihe, arvioitu arvo ja todennäköisyys.
Näette, mitä kauppoja voi olla tulossa ja mitä pitää seurata, ja ennuste perustuu myyjien seurantaan.
Liittyy: Asiakasrekisteri asiakasnumeroineen ja tuonteineen, Tarjous riveineen, kappalehintoineen ja vastatarjouksineen
Tuo liidilista
Excelistä tai leikepöydältä tuotu lista muuttuu myyntimahdollisuuksiksi esikatselun ja kaksoiskappaleiden tarkistuksen kanssa, ja tuonnin voi perua.
Nykyinen liidiaineistonne siirtyy SAEFURiin yhdellä kertaa.
Tarjouspyynnöt omilta verkkosivuiltanne
Verkkosivujenne lomakkeen voi liittää SAEFURiin. Jokainen yhteydenotto saapuu tarjouspyyntönä, josta voi tulla myyntimahdollisuus.
Tarjouspyyntö on siellä, missä seuraatte kauppaa.
Julkinen yritysprofiili arvioineen
Profiili näyttää palvelut, yrityksen ilmoittamat sertifikaatit, F-skatt-rekisteröinnin (Ruotsin ennakkoverorekisteri), sen, onko yritys varmennettu BankID:llä, sekä asiakkaiden kokonaisarvosanan. Yritys päättää itse, näkyykö se hakemistossa.
Asiakas näkee palvelut, arviot ja yrityksen tiedot koottuina, vaikka teillä ei vielä olisi omia verkkosivuja.
Markkinapaikka: toimeksiannot, tarjoukset ja kohdistetut tarjouspyynnöt
Tilaaja julkaisee toimeksiannon tai kysyy tietyltä yritykseltä. Hyväksytty tarjous siirtyy projektiksi, jossa on asiakas ja ensimmäinen tehtävä.
Tie uusiin asiakkaisiin omienne rinnalla, kun kauppa alkaa asiakas ja toimeksianto valmiina.
Asiakkaan vahvistamat referenssiprojektit
Valmiiden projektien kuvat julkaistaan profiilissa referensseinä asiakkaan vahvistamina. Suunniteltu toiminto myöhemmässä laajennuksessa.
Referenssit perustuvat työhön, jonka asiakas on itse hyväksynyt.
Asiakasrekisteri asiakasnumeroineen ja tuonteineen
Asiakas perustetaan kerran ja saa asiakasnumeron automaattisesti. Nykyiset asiakkaat tuodaan CSV- tai Excel-tiedostosta kaksoiskappaleiden tarkistuksen kanssa, ja asiakkaan löytää numerolla, yhteyshenkilöllä tai laskunumerolla. Valinta yksityishenkilön ja yrityksen välillä määrää, miten hinta näytetään.
Asiakas siirtyy tarjoukseen, tilaukseen, projektiin ja laskuun.
Liittyy: Asiakkaan tilanne asiakaskortin ylimpänä, Hae yritysasiakkaan tiedot Bolagsverketistä (Ruotsin yritysrekisteriviranomainen)
Asiakkaan tilanne asiakaskortin ylimpänä
Asiakaskortin ylimpänä näkyvät vastausta odottavat tarjoukset, muutokset, hyväksynnät, esteet, viivästykset ja maksamattomat summat jo kirjattujen tietojen perusteella.
Näette ennen puhelun alkua, mikä odottaa asiakasta, teitä tai toimittajaa.
Liittyy: Yhteydenottoloki lupauksineen ja päivämäärineen, Tieto ennen kuin asiakas ottaa yhteyttä
Yhteydenottoloki lupauksineen ja päivämäärineen
Jokaisen yhteydenoton voi kirjata kanavan, aiheen ja asiakkaalle kerrotun kanssa. Päivätty lupaus näkyy asiakaskortilla, kunnes se on täytetty, ja SAEFURista lähetetyt sähköpostit kirjataan automaattisesti.
Se, mitä asiakkaalle kerrottiin, on tallessa, kun kollega jatkaa.
Liittyy: Asiakastapaukset vastuuhenkilöineen ja takaisinsoittoineen, Koko historia yhdessä virrassa
Asiakastapaukset vastuuhenkilöineen ja takaisinsoittoineen
Kysymyksestä, reklamaatiosta tai palautuksesta tulee asiakastapaus, jolla on vastuuhenkilö, tila ja takaisinsoittopäivä. Erääntyneet tapaukset näkyvät Tänään-näkymässä.
Vastuu ja takaisinsoitot ovat koottuina, ja erääntynyt nostetaan esiin.
Liittyy: Yhteydenottoloki lupauksineen ja päivämäärineen, Palautukset, hylkäys ja oikaisu
Koko historia yhdessä virrassa
Yhteydenotot, asiakastapaukset, myyntimahdollisuudet, päätökset, sopimukset, toimitukset, laskut ja maksut aikajärjestyksessä asiakkaalla.
Asiakkaan historia auttaa seuraavaa kollegaa jatkamaan siitä, mihin puhelu jäi.
Tieto ennen kuin asiakas ottaa yhteyttä
Asiakaspalvelu näkee lupaukset, joiden päivämäärä on vaarassa ylittyä, jälkitoimitukseen merkityt rivit, jotka odottavat tietoa, ja erääntyneet takaisinsoitot. Merkintä poistuu, kun asiakkaalle annettu tieto on kirjattu, ja yritys asettaa määräajat itse.
Voitte ottaa yhteyttä ensin, oikein tiedoin.
Liittyy: Toimitustieto asiakkaan kielellä, Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
Toimitustieto asiakkaan kielellä
Tieto näyttää toimitetun, jäljellä olevan ja tiedossa olevan toimituspäivän varaston tilanteen perusteella, ilman summia ja asiakkaan kielellä.
Asiakas saa tiedon toimituksen kirjatun tilanteen perusteella.
Liittyy: Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
Asiakasvastuu työntekijää kohden
Asiakasvastuu annetaan ja otetaan takaisin nimenomaisesti. Yritys voi rajata myyjän näkyvyyden omiin asiakkaisiin rekistereissä, sopimuksissa ja laskuissa.
Vastuu jokaisesta asiakkaasta on selvä, ja jokaisella myyjällä on tarpeellinen näkyvyys.
Asiakaskohtaiset hinnat voimassaoloaikoineen
Sovittua nettohintaa asiakasta ja nimikettä kohden voimassaoloaikoineen käytetään, kun nimike lisätään tilaukseen tai tarjoukseen.
Sovittu hinta seuraa asiakasta seuraavaan tarjoukseen ja tilaukseen.
Liittyy: Nimikerekisteri luokkineen, pakkauksineen ja GTIN-koodeineen
Ehdotukset asiakkaan aiempien ostojen perusteella
Puuttuvia lisävarusteita, asiakkaan nimikkeisiin kuuluvia kulutustarvikkeita ja varastossa olevia korvaavia nimikkeitä ehdotetaan ilman hintaa. Myyjä päättää tilauksessa, ja hylätty ehdotus pysyy hylättynä.
Ehdotukset perustuvat nimikkeisiinne ja asiakkaan aiempiin kauppoihin.
Miksi asiakkaat ottavat yhteyttä
Yhteydenotot aiheittain ja kanavittain 30, 90 tai 365 päivän ajalta, toistuvat kysymykset ja erääntyneet takaisinsoitot. Mahdolliset yhteydet näytetään tutkittavina hypoteeseina, ja tilastot koskevat koko toimintaa ilman työntekijäkohtaisia lukuja.
Johto näkee toistuvat kysymykset ja mahdolliset yhteydet jatkoselvitystä varten.
Arkistoi, poista tai siirrä asiakas takaisin
Asiakas, jolla on historiaa, arkistoidaan, ja historia säilyy. Asiakkaan, jolla ei ole historiaa, voi poistaa, ja liidin voi siirtää takaisin Myyntiin yhteydenottoineen ja myyntimahdollisuuksineen.
Rekisteri pysyy selkeänä, ja historia säilyy siellä, missä sitä tarvitaan.
Hae yritysasiakkaan tiedot Bolagsverketistä (Ruotsin yritysrekisteriviranomainen)
Kun kirjaatte ruotsalaisen yritysasiakkaan, nimi ja osoite haetaan Bolagsverketin (Ruotsin yritysrekisteriviranomainen) rekisteristä. Haku avautuu, kun yhteys Bolagsverketiin on valmis tuotantokäyttöön.
Asiakastiedot haetaan suoraan rekisteristä.
Asiakkaan sähköpostit asiakastiedoissa
Asiakkaan sähköposti näkyy asiakkaalla asiakastapaukseen tai projektiin liitettynä, eikä asiakas tarvitse tiliä. Asiakassähköpostien vastaanotto avautuu myöhemmässä vaiheessa, ja siihen asti yhteydenotto kirjataan yhteydenottolokiin.
Asiakkaan oma sähköposti tulee osaksi historiaa.
Tilaajaorganisaatio, jossa on useita henkilöitä ja rooleja
Taloyhtiö, isännöitsijä tai kiinteistönomistaja, jossa on useita henkilöitä eri vastuineen, sopimusosapuolena. Organisaatio voi jo nyt olla tilaaja omalla tilillään, ja tuki useille rooleille tilaajan puolella on suunnitteilla.
Tilaajan puolella voi olla useita henkilöitä, joilla kullakin on oma vastuunsa.
Liittyy: Tilaaja omalla tilillä: taloyhtiö, isännöitsijä tai yritys
Tarjous riveineen, kappalehintoineen ja vastatarjouksineen
Tarjous lähetetään, hyväksytään, hylätään tai siihen vastataan vastatarjouksella. Jokaisella rivillä on määrä ja yksikköhinta, ja rivit muodostavat sopimuksen hinnan.
Sovitte laajuudesta ja hinnasta selkein rivein, ja vastaus tulee asiakkaalta itseltään.
Liittyy: Tarjous lähetetään linkillä, asiakas vastaa ilman tiliä, Sopimus PDF-tiedostona, vapaaehtoinen BankID-allekirjoitus
Tarjous lähetetään linkillä, asiakas vastaa ilman tiliä
Asiakas saa tarjouksen PDF-tiedostona ja omalle sivulleen, vastaa siellä, ja vastaus tallentuu asiakkaan nimissä. Hyväksytystä tarjouksesta tulee sopimus. Linkin voi myös jakaa itse, esimerkiksi tekstiviestillä.
Asiakkaan vastaus tallentuu tarjouksen yhteyteen, ja sopimus siirtyy työhön ja laskuun.
Liittyy: Seurantalinkki: asiakas seuraa projektia, hyväksyy tai esittää vastalauseen, Vaadi hyväksytty tarjous ennen työn aloittamista
Puhelimessa sovittu hinta
Puhelimessa tai tekstiviestillä tehty sopimus kirjataan voimassa olevaksi sopimukseksi kanavineen, ajankohtineen ja kirjaajineen.
Tallennatte, mistä sovitte, milloin se tapahtui ja kuka sen kirjasi.
Tarjous laskutyönä arvioidulla summalla
Tarjous näyttää tuntihinnan ja, kun olette syöttäneet tunnit, arvioidun summan. Arvio on suuntaa antava, eikä se ole kattohinta.
Asiakas näkee tuntihinnan ja suunnilleen, mitä työ voi maksaa, ennen kuin se alkaa.
Yrityksen vakiotuntihinta
Hinta täyttyy automaattisesti, kun uusi projekti luodaan.
Hinnoittelu on valmiina alusta asti.
Sopimus PDF-tiedostona, vapaaehtoinen BankID-allekirjoitus
Sopimus ja sen rivit ovat asiakirjana, jonka molemmat osapuolet voivat ladata. Projektisopimus voi koota useita tehtäviä, ja sopimuksen voi allekirjoittaa BankID:llä tarvittaessa.
Molemmat osapuolet näkevät, mitä on sovittu ja kuka sen on hyväksynyt.
Liittyy: Tarjous lähetetään linkillä, asiakas vastaa ilman tiliä
Vaadi hyväksytty tarjous ennen työn aloittamista
Valitsette työtä annettaessa, vaaditaanko hyväksytty tarjous, ja oletuksena valinta on pois päältä. Toteuttaja näkee, mitä puuttuu ja kenen pitää toimia.
Päätätte itse, milloin työn pitää odottaa asiakkaan kyllää.
Maksusuunnitelma: ennakko, osalaskut, pidätetty summa ja loppulasku
Jokaisesta suunnitelman vaiheesta tulee lasku, ja loppulasku vähentää jo laskutetun.
Suuremmat toimeksiannot laskutetaan sovitussa tahdissa.
Liittyy: Lasku työstä ja toimituksesta, jäljitettävissä rivi riviltä
Jatkuva sopimus, jossa laskutus kausi kerrallaan
Huoltosopimus tai tilaus saa oman numeron ja oman sivun. Jokainen kausi laskutetaan kerran, käsin tai automaattisena luonnoksena, jonka ihminen lukitsee. Keskeytetty sarja näkyy selvästi.
Kauden laskuluonnos valmistellaan ajoissa, jotta voitte tarkastaa ja lähettää sen.
Asiakkaan oma sivu jatkuvalle sopimukselle
Asiakas lukee hyväksytyn sopimuksensa linkkinsä kautta ja lataa sen PDF-tiedostona, ja yritys voi tulostaa sen.
Sopimus on siellä, missä asiakas seuraa kauppaansa.
Liittyy: Asiakkaan pysyvä linkki: tilaukset, sopimukset, laskut ja viestit
Kopioi projekteja ja laadi uusi tarjous aiemmasta työstä
Toimivaksi todettu asetelma käytetään uudelleen ilman vanhaa historiaa, ja hinnat lasketaan uudelleen nykyisillä hinnoilla.
Seuraava samanlainen toimeksianto voi pohjautua asetelmaan, jonka tiedätte toimivan.
Asiakirjapohjat: viisi ulkoasua tarjouksille ja laskuille
Yritys valitsee yhden viidestä tyylistä tarjouksille ja laskuille. Lasku noudattaa tarjouksen ulkoasua, ja lähetetty asiakirja säilyttää ulkoasunsa.
Asiakirjat saavat yrityksen oman ilmeen.
Projektit tehtävineen, alueineen ja projektinumeroineen
Kun toimeksianto tarvitsee projektin, se saa tehtävät, alueet ja projektinumeron yrityksen numerosarjasta. Tunnit, materiaalit ja kuitit voi kirjata samana päivänä.
Työ järjestyy tehtäviin ja alueisiin ensimmäisestä päivästä alkaen.
Liittyy: Koko yrityksen yhteiset projektipohjat, Anna työtä työntekijöille, kutsutuille tai yhteistyökumppaneille
Koko yrityksen yhteiset projektipohjat
Vakioasetelma, esimerkiksi kylpyhuoneelle, asennukselle tai huoltotyölle, tallennetaan pohjaksi, ja koko yritys käyttää sitä.
Toimivaksi todettua asetelmaa voivat käyttää uudelleen kaikki yrityksessä.
Aikataulu riippuvuuksineen
Tehtävät liittyvät toisiinsa aikataulussa (Gantt). Riippuvuudesta huolimatta etenevä saa varoituksen, ja valinta kirjataan.
Kaikki näkevät suunnitellun järjestyksen ja tehtävien väliset riippuvuudet.
Anna työtä työntekijöille, kutsutuille tai yhteistyökumppaneille
Tehtävä annetaan henkilölle tai yritykselle, joka voi aloittaa sen tai kieltäytyä siitä.
Vastuuhenkilö löytää tehtävän toimeksiantojensa joukosta, ja kaikki näkevät, kuka tekee mitä.
Liittyy: Toimeksiannot SAEFURia käyttävien yritysten välillä
Tänään: mikä odottaa, tärkein ensin
Päivä alkaa sivulta, joka näyttää tilanteen, sinua odottavat asiat ja jonot, joista vastaat, sen perusteella, mitä sinulla on oikeus nähdä. Omat päätökset ja Omat toimeksiannot kokoavat sen, mikä odottaa sinua.
Näet, mikä odottaa sinua ja mikä vaatii huomiota ensin.
Tunnit, matkat ja materiaalit tehtävällä
Työntekijä kirjaa matkan, työajan paikan päällä ja materiaalit tehtävälle puhelimella, kun tiedot ovat käsillä.
Tunnit, kilometrit ja materiaalit päätyvät oikeaan toimeksiantoon ja muodostavat laskun perustan.
Liittyy: Läsnäolo, poissaolot, lomasaldo ja omista varoista maksetut kulut, Lasku työstä ja toimituksesta, jäljitettävissä rivi riviltä
Kuvat ennen, aikana ja jälkeen
Jokainen kuva saa vaiheen ja valinnan siitä, näkeekö asiakas sen. Yritys voi vaatia kuvan, kun sääntö niin määrää.
Työ dokumentoidaan, ja valitsette, mitkä kuvat asiakas näkee.
Liittyy: Seurantalinkki: asiakas seuraa projektia, hyväksyy tai esittää vastalauseen
Esteet, jatkaminen ja kieltäytyminen
Pysähdys kirjataan syineen, ja se näkyy kaikille asianosaisille ilmoitusten kera.
Kaikki asianosaiset saavat tietää, mikä estää työn.
Valmiiksi merkitseminen ja asiakkaan hyväksyntä, kaksi erillistä vaihetta
Toteuttaja merkitsee työn valmiiksi ja voi perua merkinnän, kunnes päätös on tehty. Tilaaja hyväksyy tai hylkää sovelluksessa, seurantalinkin kautta tai jälkikäteen kirjattuna päätöksenä. Asiakkaan hyväksyntä tulee aina asiakkaan puolelta.
Näkyy, kuka merkitsi työn valmiiksi ja onko asiakas hyväksynyt sen.
Liittyy: Seurantalinkki: asiakas seuraa projektia, hyväksyy tai esittää vastalauseen, Työvuorot ja kaksivaiheinen hyväksyntä
Työvuorot ja kaksivaiheinen hyväksyntä
Kun toimeksianto sitä edellyttää, työnjohtaja tarkastaa työvuorot ensin, ja tilaaja hyväksyy ne sen jälkeen. Sama tarkastus muodostaa laskutettavan perustan.
Työnjohtaja tarkastaa aineiston ennen tilaajan päätöstä, ja lasku perustuu tähän tarkastukseen.
Muutos- ja lisätyöt (ÄTA) hintoineen ja päätöksineen
Muuttunutta laajuutta ehdotetaan, se hyväksytään tai hylätään, tai se kirjataan SAEFURin ulkopuolella tehtynä päätöksenä. Versiohistoriaa voi lukea.
Muutos on mukana sopimuksessa ja siirtyy laskulle.
Liittyy: Muutoksiin liitetyt poikkeamat, Hyväksy aliurakoitsijan työ ja jaa kuvia
Erimielisyys hylkäyksen jälkeen
Kun osapuolet ovat hylkäyksen jälkeen eri mieltä, se näkyy molemmille, ja asia palautetaan työhön kuvat ja hyväksynnät säilyttäen.
Molemmat osapuolet lähtevät samoista dokumentoiduista tapahtumista selvittäessään erimielisyyttä.
Kirjaa jo tehty työ yhdellä kertaa
Jo tehdystä toimeksiannosta tulee projekti, tehtävä, sopimus, valmismerkintä ja laskuluonnos yhdellä ja samalla kirjauksella, ja sitä voi korjata jälkikäteen.
Pienemmän toimeksiannon voi kirjata ja laskuttaa sopivan kevyellä rakenteella.
Aloita siitä, mitä haluat tehdä
Valitse ensin tehtävä, esimerkiksi hinnan antaminen, työn aloittaminen, laskuttaminen, asiakkaan lisääminen tai kuitin kirjaaminen. SAEFUR löytää tai luo projektin ja näyttää, mikä se on.
Aloitat tehtävästä, ja järjestelmä auttaa rakenteen kanssa.
Neljä projektiroolia ja delegoidut käyttöoikeudet
Tilaajalla, toteuttajalla, asiakkaalla ja jäsenellä on projektissa eri roolit. Käyttöoikeudet, kuten tuntien hyväksyminen tai talouden näkeminen, annetaan erikseen tai yhdessä työnjohtajan ja projektipäällikön rooleina.
Jokainen osallistuja saa sen näkyvyyden ja ne valtuudet, joita toimeksianto edellyttää.
Projektin organisaatiokaavio
Kaavio näyttää, ketkä osallistuvat, mitä he saavat tehdä ja miten heidät tavoittaa. Talous näytetään niille, joilla on siihen oikeus.
Projektipäällikkö näkee tiimin, ja yhteystiedot ovat siellä, missä niitä tarvitaan.
Projektiloki tekstein ja kuvin
Tapahtumat kirjataan projektiin, ja merkinnät ovat yksityisiä, kunnes ne jaetaan.
Muistiinpanot ja kuvat tallentuvat projektin yhteyteen työn aikana tai sen jälkeen.
Projektin säännöt kuville, lukitukselle ja näkyvyydelle
Yhteiset dokumentointi- ja näkyvyyssäännöt asetetaan kerran projektia kohden, ja ne koskevat kaikkia projektissa työskenteleviä, esimerkiksi kuvavaatimukset tai se, mitä aliurakoitsija näkee.
Kaikki projektissa työskentelevät noudattavat samoja sääntöjä.
Tavoitekuva ja referenssikuvat, jotka toteuttaja vahvistaa
Tilaajan referenssikuvat näytetään toteuttajalle, joka vahvistaa ne ennen aloitusta.
Toteuttaja on tutustunut tilaajan tavoitekuvaan ennen työn alkua.
Projektin talous ja kate työn aikana
Toteuttaja näkee kulut ja katteen, ja tilaaja näkee omat hintansa. Se, kuka näkee mitä, määräytyy osapuolen ja käyttöoikeuden mukaan.
Seuraatte toimeksiannon taloutta silloin, kun siihen voi vielä vaikuttaa.
Liittyy: Talousnäkymä: kassavirta, kannattavuus ja kuusi signaalia, Tulos kausittain, asiakkaittain ja projekteittain
Keskustelut siellä, missä työ tehdään
Keskustelut käydään tehtävän, alueen tai muutoksen yhteydessä kahden kesken tai ryhmässä, liitteiden ja puhesyötön kanssa. Projektilla on myös yhteinen kommenttiketju.
Keskustelu tallentuu sinne, missä työ ja päätökset ovat.
Liittyy: Työyhteystiedot ja suora chat kollegoiden välillä, Sovelluksen ilmoitukset ja eskalointi
Sovelluksen ilmoitukset ja eskalointi
Sinua odottavat asiat näkyvät sovelluksen ilmoituksina, ja asian voi nostaa yhden portaan ylöspäin vastuuketjussa.
Vastuuhenkilö saa tietää, mikä odottaa.
Liittyy: Lukitusnäytön ilmoitukset
Sääntöpaketit Säker Vattenille ja sähköasennuksille
Yritys ottaa käyttöön sääntöpaketin, ja alan vaatimukset liitetään niihin töihin, joita ne koskevat.
Vaatimukset ovat työssä, siellä missä niitä pitää noudattaa.
Liittyy: Vaatimukset liitetään työhön sitä annettaessa, Koottu dokumentaatio PDF-tiedostona
Vaatimukset liitetään työhön sitä annettaessa
Kun tehtävä annetaan ja aloitetaan, se saa yrityksen sääntöpaketista johtuvat vaatimukset.
Työn tekijä näkee, mitkä vaatimukset koskevat juuri tätä tehtävää.
Pätevyydet ja nimetyt roolit säännösten mukaan
Työtä annettaessa dokumentoidaan, kuka työn tekee, profiilissa olevine pätevyyksineen ja säännösten mukaisine nimettyine rooleineen.
Pätevyysaineisto tallennetaan toimeksiannon yhteyteen, ja yritys arvioi sen voimassaolon.
Mittaus, hyväksyntä ja dokumentoidut vaatimukset
Paine, aika ja painehäviö kirjataan siellä, missä työ tehdään. Uusittu mittaus tallennetaan aiemman rinnalle, hyväksyntä tehdään omalla vahvistuksella tai tunnistautumalla, ja jokainen täytetty vaatimus dokumentoidaan.
Mittaustulos säilyy yhdessä mittauksen tehneen henkilön tietojen kanssa.
Muutoksiin liitetyt poikkeamat
Poikkeama dokumentoidaan päätöksineen, ja sen voi liittää muutokseen. Täytetystä vaatimuksesta voi seurata uusi vaatimus omalla eräpäivällään, esimerkiksi määräaikaistarkastus.
Poikkeama, päätös ja seurattavat asiat ovat koottuina.
Liittyy: Muutos- ja lisätyöt (ÄTA) hintoineen ja päätöksineen
Koottu dokumentaatio PDF-tiedostona
Sääntöversio, vaatimukset, pätevyydet, mittaukset, poikkeamat ja osapuolet kootaan projektissa yhteen asiakirjaan, jota kutsutaan usein kansioksi. Historia säilyy sellaisena kuin se kirjattiin.
Dokumentaation voi luovuttaa asiakkaalle tai viranomaiselle yhtenä asiakirjana.
Asiakas näkee samat vaatimukset kuin toteuttaja
Asiakas näkee, mitkä vaatimukset ovat voimassa ja mitä aineistoa on dokumentoitu. Yritys näkee ennen ensimmäistä tehtävää, onko se valmis tiettyyn toimintatyyppiin.
Asiakas voi itse seurata, mitkä vaatimukset on dokumentoitu.
Liittyy: Seurantalinkki: asiakas seuraa projektia, hyväksyy tai esittää vastalauseen
Lisää toimialoja samassa rakenteessa
F-kaasut, palo- ja sprinklerijärjestelmät, OVK (Ruotsin ilmanvaihdon määräaikaistarkastus) ja painelaitteet sekä yrityksen toistuvat velvoitteet. Suunniteltu toiminto myöhemmässä laajennuksessa. Sääntöjen sisältö laaditaan yhdessä kunkin alan asiantuntijoiden kanssa.
Sama toimintatapa useammille ammateille.
Liittyy: Sääntöpaketit Säker Vattenille ja sähköasennuksille
Nimikerekisteri luokkineen, pakkauksineen ja GTIN-koodeineen
Nimikkeet tuodaan järjestelmään, ja ne saavat luokat, toimittajat, pakkaukset, viivakoodit ja kuvat. Kun nimike lisätään tarjoukseen, tilaukseen, ostotilaukseen tai toimeksiantoon, nimi ja hinta siirtyvät mukana.
Samoja nimiketietoja käytetään koko kaupassa, ja uusi nimikehinta on voimassa seuraavasta asiakirjasta alkaen.
Liittyy: Asiakaskohtaiset hinnat voimassaoloaikoineen, Varastosaldo nimikkeittäin ja paikoittain, tilauspisteen kanssa
Asiakastilaukset tilausvahvistuksineen
Tilaus kirjataan sovitun mukaisena projektin kanssa tai ilman, ja se saa numeron. Korjaus tehdään uudella tilauksella, ja ensimmäinen säilyy.
Näette, mitä asiakas tilasi, asiakaskortilla tai projektissa.
Liittyy: Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
Jokaisella rivillä näkyy tilattu, toimitettu, laskutettu ja jäljellä oleva määrä. Myyjän toimitus ja asiakkaan vahvistus tavaroiden perillemenosta kirjataan erikseen.
Asiakaspalvelu ja varasto seuraavat samoja tietoja toimitetusta ja jäljellä olevasta.
Liittyy: Toimitustieto asiakkaan kielellä, Tieto ennen kuin asiakas ottaa yhteyttä, Asiakas vahvistaa tavaroiden saapuneen
Varastosaldo nimikkeittäin ja paikoittain, tilauspisteen kanssa
Saldo on kytketty tilauksiin ja toimituksiin. Saapuva toimitus ja saldon korjaus ovat omia toimenpiteitään, ja korjaus vaatii erityisen käyttöoikeuden. Varaukset näyttävät, mitä on jo luvattu, ja tilauspiste näyttää, milloin on aika täydentää.
Myyjä näkee saldon ja varaukset ennen kuin lupaa toimituksen.
Liittyy: Useita varastoja ja varastopaikkoja hierarkiassa, Inventointi: koko varasto, vyöhyke tai jatkuva
Useita varastoja ja varastopaikkoja hierarkiassa
Varasto, huoltoauto ja karanteeni ovat eri paikkoja. Jokainen varasto jaetaan paikkoihin, joilla on oma tehtävänsä, esimerkiksi varastointi, keräily, puskuri, vastaanotto tai lähetys, ja jokainen virta ilmoittaa, mitä paikkaa se koskee.
Näette, mihin tavara on kirjattu, ja voitte seurata siirtoja paikkojen välillä.
Liittyy: Varastosaldo nimikkeittäin ja paikoittain, tilauspisteen kanssa, Inventointi: koko varasto, vyöhyke tai jatkuva, Keräily skannaamalla, pakkaus ja lähetys
Keräily skannaamalla, pakkaus ja lähetys
Varastojono näyttää, mitä pitää kerätä. Rivit skannataan tilausta vasten, pakataan ja lähetetään yhtenä lähetyksenä, kun kaikki on kerätty.
Keräily täsmäytetään tilauksen riveihin ennen kuin lähetys lähtee varastosta.
Inventointi: koko varasto, vyöhyke tai jatkuva
Laske koko varasto tai valitut paikat. Yrityksen rajan ylittävän eron hyväksyy henkilö, jolla on erityinen käyttöoikeus, ja jokainen laskenta tallennetaan tekijän ja ajankohdan kanssa.
Saldo täsmäytetään toimintaan sopivassa tahdissa.
Palautukset, hylkäys ja oikaisu
Asiakaspalautus, palautus toimittajalle ja hylkäys kirjataan, arvioidaan ja toteutetaan omina vaiheinaan. Varasto muuttuu, kun vaihe toteutetaan, ja toteutetun vaiheen voi perua jäljitettävällä oikaisulla.
Seuraatte palautusta kirjauksesta päätökseen ja toteutettuun varastotoimenpiteeseen.
Liittyy: Asiakastapaukset vastuuhenkilöineen ja takaisinsoittoineen
Sarjanumerot, erät ja variantit
Näette, mikä yksikkö, mikä erä ja mikä variantti meni millekin asiakkaalle, hankinnasta varaston kautta toimitukseen.
Jäljitettävyys säilyy, vaikka samassa varastossa työskentelee monta henkilöä.
Varaston arvo ja materiaalikulu FIFO-periaatteella
Toimeksiannossa käytetty materiaali arvostetaan hankintahintaansa ensin sisään, ensin ulos -periaatteen mukaan. Varaston arvo näkyy jatkuvasti kirjanpidon rinnalla.
Kate perustuu oton taustalla oleviin hankintakuluihin.
Liittyy: Projektin talous ja kate työn aikana
Rahtivaraus kuljetusliikkeeltä tarroineen ja seurantoineen
Varaa rahti, tulosta osoitetarra ja seuraa lähetystä tilaukselta yrityksen omalla asiakasnumerolla kuljetusliikkeessä. Rahtivaraus avautuu kuljetusliike kerrallaan, kun sopimus ja yhteys ovat valmiit.
Rahti kuuluu toimitukseen.
Liittyy: Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
EDI: tilaukset ja toimitusilmoitukset
Suuremmat ketjut ja hankintajärjestelmät voivat lähettää tilauksia ja vastaanottaa toimitusilmoituksia EDIFACT-muodossa (ORDERS, DESADV). Muodot ovat valmiina, ja yhteys rakennetaan yhdessä kunkin kauppakumppanin kanssa.
Suurasiakas voi tilata omassa muodossaan.
Toimittajarekisteri yhteyshenkilöineen ja hankintatilastoineen
Toimittaja perustetaan kerran. Toimittajasivu näyttää, mitä yritys on ostanut kuukausittain, kohdistettuna ja kohdistamattomana, tuonnin ja viennin kanssa.
Yhteystiedot ovat koottuina, ja voitte seurata hankintoja ajan mittaan.
Liittyy: Nimikerekisteri luokkineen, pakkauksineen ja GTIN-koodeineen
Toimittajalasku: hyväksyntä, maksu, hyvitys ja kiistäminen
Toimittajalaskut näytetään erääntyneet ensin. Yritys voi valita hyväksynnän ennen maksua, kirjata hyvityksen ja kiistämisen sekä laskuttaa rivin edelleen asiakkaalta.
Näette, mitä pitää tarkastaa, maksaa ja laskuttaa edelleen.
Liittyy: Ostotilaus, tavaran vastaanotto ja kolmivaiheinen täsmäytys
Ostotilaus, tavaran vastaanotto ja kolmivaiheinen täsmäytys
Tilattu, vastaanotettu ja laskutettu täsmäytetään riveittäin. Poikkeama näytetään tiedoksi, ja laskun voi käsitellä tavalliseen tapaan.
Vertaatte tilattua, vastaanotettua ja laskutettua rivi riviltä ja voitte seurata poikkeamia.
Liittyy: Varastosaldo nimikkeittäin ja paikoittain, tilauspisteen kanssa
Kuitti nyt, kohdistus myöhemmin
Kuitti kuvataan, kun saat sen, autossa, kaupassa tai toimistolla, ja kohdistetaan, kun asiayhteys on selvä. Tulevia toimeksiantoja varten tehty osto odottaa kohdistamista ja pidetään erillään asiakaslaskuista.
Kuitti tallentuu heti, ja kulun voi kohdistaa myöhemmin.
Liittyy: Läsnäolo, poissaolot, lomasaldo ja omista varoista maksetut kulut
Kuittiskannaus, joka ehdottaa tiedot
Kuva luetaan, ja summaa, arvonlisäveroa ja luokkaa ehdotetaan tarkastettavaksi. Suunniteltu toiminto myöhemmässä laajennuksessa.
Vähemmän kirjoitettavaa.
Liittyy: Kuitti nyt, kohdistus myöhemmin
Aliurakoitsijan laskusta tulee projektikulu
Kun aliurakoitsija laskuttaa SAEFURissa tehtävässä yhteistyössä, summa siirtyy projektin kuluihin yrityksen katteen kanssa, ja järjestelmä varoittaa, jos F-skatt (Ruotsin ennakkoverorekisteröinti) puuttuu.
Kulu päätyy toimeksiantoon ilman uutta kirjausta.
Lasku työstä ja toimituksesta, jäljitettävissä rivi riviltä
Lasku perustuu kaupan aineistoon: tehtyyn tai hyväksyttyyn työhön, kirjattuun toimitukseen tai sopimukseen. Annettu lasku säilyy sellaisena kuin se lähetettiin, ja se korjataan hyvityslaskulla kokonaan tai riveittäin.
Jokaisen laskurivin voi jäljittää sen taustalla olevaan aineistoon.
Liittyy: Valmiiksi merkitseminen ja asiakkaan hyväksyntä, kaksi erillistä vaihetta, Maksusuunnitelma: ennakko, osalaskut, pidätetty summa ja loppulasku
Tuki ruotsalaisille laskutussäännöille
Numerosarja, laskun päivämäärä, eräpäivä, F-skatt, arvonlisävero asiakastyypin mukaan ja aineisto ROT-vähennystä varten. Yksityishenkilöt näkevät hinnat arvonlisäveron kanssa ja yritykset ilman.
Järjestelmä auttaa numerosarjan, päivämäärien ja arvonlisäveron kanssa kaupan tietojen perusteella. ROT-aineisto on tukena, ja oikeus vähennykseen arvioidaan jokaisessa kaupassa erikseen.
Rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus
Kun myyjä valitsee käännetyn verovelvollisuuden, lakiteksti ja molempien osapuolten ALV-numerot näkyvät laskulla.
Lasku saa ne tiedot, joita rakennusalan käännetty verovelvollisuus edellyttää, kun ehdot täyttyvät ja valinta on tehty.
Maksut: kokonaiset, osamaksut, oikaisut ja juokseva saldo
Jokaisesta laskusta näkyy, mitä on maksettu ja mitä on jäljellä. Virheellisesti kirjattu maksu korjataan jäljitettävästi.
Seuraatte kirjattuja maksuja ja jäljellä olevaa laskuittain.
Swish-QR-koodi laskussa ja asiakaslinkissä
Asiakas skannaa koodin ja avaa Swishin, jossa summa ja viite on valmiiksi täytetty.
Asiakas voi maksaa suoraan puhelimellaan.
Liittyy: Laskulinkki: katso ja maksa lasku
Korttimaksu suoraan yrityksen tilille
Asiakas maksaa laskun kortilla yrityksen oman maksupalvelutilin kautta. Kiistetty maksu merkitään laskulle, ja palautus näkyy historiassa. Korttimaksu avautuu myöhemmässä vaiheessa, kun maksupalvelu on tuotantokäytössä.
Rahat menevät suoraan yrityksen tilille.
Liittyy: Laskulinkki: katso ja maksa lasku
Ajoissa valmistellut muistutukset, jotka ihminen hyväksyy
Järjestelmä valmistelee muistutuksen yrityksen aikataulun mukaan, asiakkaan kielellä ja enintään yhden päivässä. Muistutus lähtee, kun joku on hyväksynyt sen, ja lasku pysyy muuttumattomana.
Tarkastatte valmistellun muistutuksen ja valitsette, milloin se lähetetään.
Liittyy: Viivästysvaatimus omana asiakirjanaan linkin kanssa
Lakisääteinen viivästyskorko ja perintäkulujen korvaus
Lakisääteinen korko ja korvaus ovat oletuksena valittuina, ja sovittuja ehtoja käytetään, kun laki sen sallii. Ehdot tallennetaan, kun lasku lukitaan.
Laskelma perustuu oletussääntöihin ja kirjattuihin sopimusehtoihin.
Viivästysvaatimus omana asiakirjanaan linkin kanssa
Vaatimus saa oman numeron, PDF-tiedoston ja linkin, jossa asiakas näkee ja maksaa sen. Se kirjataan omaan sarjaansa ilman arvonlisäveroa.
Vaatimus on oma asiakirjansa numeroineen, summineen ja aineistoineen, ja se säilyy sellaisena kuin se annettiin.
Liittyy: Aineisto perintään
Aineisto perintään
Vaatimus, lasku, muistutukset ja yhteydenotot kootaan paketiksi, jonka voi ladata ja luovuttaa valitsemallenne perintäyhtiölle. Paketin voi perua.
Asian luovuttamiseen tarvittavat asiakirjat ovat koottuina, ja valitsette perintäyhtiön itse.
Lasku ilman projektia, asiakaskortilta
Asiakkaalle toimittanut luo laskun ja sen PDF-tiedoston suoraan asiakaskortilta ja valitsee itse, tallennetaanko se luonnokseksi vai lukitaanko se.
Palvelu tai toimitus ilman projektia laskutetaan suoraan asiakkaalta.
Liittyy: Kirjaa jo tehty työ yhdellä kertaa
Laskulista ja ajopäiväkirja CSV-muodossa
Laskut ja ajopäiväkirjan voi ladata CSV-tiedostona.
Tietoja voi käyttää edelleen omissa analyyseissä.
Ulkomainen valuutta koko kaupan läpi
Euromääräinen kauppa saa oikean päivän valuuttakurssin tarjoukseen, tilaukseen, laskuun ja maksuun sekä edelleen kirjanpidon aineistoon.
Summat ja valuuttakurssit seuraavat kauppaa kirjanpitoon asti.
Maksupääte paikan päällä
Summa lähetetään liitettyyn maksupäätteeseen, ja maksuvahvistus palaa SAEFURiin. Suunniteltu toiminto myöhemmässä laajennuksessa.
Maksu otetaan vastaan paikan päällä ja kirjataan laskulle.
Verkkolasku Peppolin kautta
Laskut kunnille, alueille ja suuremmille yrityksille lähetetään verkkolaskuina. Suunniteltu toiminto, joka rakennetaan, kun sitä tarvitaan julkisen sektorin asiakkaille.
Julkisesta sektorista voi tulla asiakas samalla laskutusvirralla.
Talousnäkymä: kassavirta, kannattavuus ja kuusi signaalia
Laskuttamaton työ, puuttuva dokumentaatio, päällekkäiset ostot, negatiivinen kate, poikkeava toimittajahinta ja kohdistamattomat ostot nostetaan esiin automaattisesti.
Näette, mikä vaatii taloudellista seurantaa, ja siirrytte suoraan aineistoon.
Liittyy: Tulos kausittain, asiakkaittain ja projekteittain, Projektin talous ja kate työn aikana
Tulos kausittain, asiakkaittain ja projekteittain
Laskutettu, toteutuksen ja toimituksen kulut sekä myyntikate kuukausittain ilman arvonlisäveroa. Kyseessä on operatiivinen tuloskuva, erillään tilinpäätöksestä.
Seuraat kuukauden tulosta kuukauden aikana.
SIE4-vienti kausittain ja lista puuttuvista
Tilitoimisto saa SIE4-tiedoston (ruotsalainen kirjanpitoaineiston vakiomuoto), jossa ovat kauden myyntilaskut, toimittajalaskut, maksut ja kuitit. Myöhässä saapuvat asiakirjat siirtyvät seuraavalle kaudelle, ja kuitit saavat oman sarjansa. Ennen luovutusta näytetään, mitä puuttuu tai on keskeneräistä.
Luovutatte kauden aineiston ja näette etukäteen, mitä pitää täydentää.
Lukuoikeus tilitoimistolle, ilman lisenssiä
Toimisto lataa jokaisen luovutetun tiedoston itse ja näkee, mitä puuttui, sekä varastoluettelon 90 päivän ajan. Pääsyn voi perua, eikä toimisto tarvitse tiliä yrityksessä.
Toimisto saa rajatun lukuoikeuden tarvitsemaansa aineistoon.
Ostoreskontra ja asiakasrekisteri vientinä
Toimittajalaskut ja asiakasrekisterin voi ladata tiedostona tilitoimistolle tai omaa analyysia varten.
Tietonne voi viedä toimistolle tai käyttää omissa analyyseissä.
Kuukausittainen palkka-aineisto palkkakumppanille
Tunnit, poissaolot, saldot, omista varoista maksetut kulut, matkat ja työvuorot työntekijää kohden toimitetaan palkkakumppanille kerran kuukaudessa salattuina. Jälkikäteen tehty muutos lähetetään oikaisuna.
Palkanlaskenta alkaa kuukauden kirjatun aineiston ollessa koottuna.
Liittyy: Läsnäolo, poissaolot, lomasaldo ja omista varoista maksetut kulut, Palkka-aineisto palkkajärjestelmän muodossa
Palkka-aineisto palkkajärjestelmän muodossa
Aineisto toimitetaan PAXml-muodossa, joka on vakiomuoto tuontiin ruotsalaisiin palkkajärjestelmiin, kuten Fortnox Lön, Kontek ja Crona.
Palkkakumppani voi tuoda aineiston suoraan palkkajärjestelmään.
Pankkiyhteys: tapahtumat, täsmäytys ja saldo
Pankin tapahtumat haetaan ja täsmäytetään laskuihin, ja saldo näyttää maksuvalmiuden. Yhteys avautuu, kun sopimus pankin kanssa on valmis.
Täsmäytys ja maksuvalmiuskuva perustuvat pankin omiin tietoihin.
Liittyy: Maksut: kokonaiset, osamaksut, oikaisut ja juokseva saldo
Suora yhteys kirjanpito- tai palkkajärjestelmään
Tositteet ja aineisto siirtyvät suoraan kumppanin järjestelmään. Suunniteltu toiminto, ja nykyään aineisto toimitetaan SIE4- ja PAXml-tiedostoina.
Yksi vaihe vähemmän tilitoimistolle ja palkkakumppanille.
Seurantalinkki: asiakas seuraa projektia, hyväksyy tai esittää vastalauseen
Linkin kautta asiakas näkee vaiheet, jaetut kuvat, sovitut rivit arvonlisäveroineen, tunnit päivittäin ja laskut. Asiakas voi hyväksyä, esittää vastalauseen ja kirjoittaa teille sekä luoda oman tilin myöhemmin.
Asiakas seuraa työtä ja vastaa linkin kautta, ilman tiliä.
Liittyy: Valmiiksi merkitseminen ja asiakkaan hyväksyntä, kaksi erillistä vaihetta, Kuvat ennen, aikana ja jälkeen
Laskulinkki: katso ja maksa lasku
Linkki näyttää laskun, sen tilan ja yrityksen tarjoamat maksutavat asiakkaan kielellä.
Asiakas löytää laskun, maksutilanteen ja maksutavat yhdestä paikasta.
Liittyy: Swish-QR-koodi laskussa ja asiakaslinkissä, Korttimaksu suoraan yrityksen tilille
Asiakkaan pysyvä linkki: tilaukset, sopimukset, laskut ja viestit
Yhteinen sisäänkäynti, jossa asiakas näkee asiakirjansa ja voi kirjoittaa teille. Vastaukset ja hyväksynnät tehdään kunkin asiakirjan omalla linkillä.
Asiakkaalla on pysyvä sisäänkäynti kaikkiin asiakirjoihinsa.
Asiakas vahvistaa tavaroiden saapuneen
Asiakas vahvistaa vastaanoton erikseen, erillään myyjän kirjaamasta toimituksesta, ja laskutus perustuu toimitukseen.
Näkyy sekä se, mitä olette toimittaneet, että se, mitä asiakas on vahvistanut.
Liittyy: Kokonais- tai osatoimitus, jälkitoimitus ja lasku toimitusta kohden
Tilaaja omalla tilillä: taloyhtiö, isännöitsijä tai yritys
Organisaatio tilaa projekteja, hyväksyy sopimusosapuolena ja näkee oman taloutensa kaikista projekteista, myös ulkomaan valuutassa. Tilaaja näkee asiakashinnat, ja toteuttajan kulut pysyvät toteuttajalla.
Tilaaja seuraa projektejaan ja talouttaan yhdessä paikassa.
Liittyy: Tilaajaorganisaatio, jossa on useita henkilöitä ja rooleja
Asiakirjat ja tiedotteet sähköpostitse linkin kanssa
Tarjous, lasku, muistutus, vaatimus, asiakaslinkki, seurantalinkki, toimitustieto ja kutsut lähetetään sähköpostina linkin kanssa, vastaanottajan kielellä, kun se on tuettu.
Asiakirjat tavoittavat asiakkaan linkin kautta suoraan SAEFURista.
Liittyy: Käyttöliittymä sinun kielelläsi, asiakirjat asiakkaan kielellä
Toimeksiannot SAEFURia käyttävien yritysten välillä
Aliurakoitsija saa toimeksiannon, tehtävän ja sopimuksen automaattisesti omaan toimintaansa. Myyjä valitsee nimenomaisesti, miten arvonlisävero käsitellään.
Molemmat yritykset työskentelevät omassa SAEFUR-osassaan yhtenäisen toimeksiannon parissa.
Liittyy: Anna työtä työntekijöille, kutsutuille tai yhteistyökumppaneille, Rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus
Ehdot useassa portaassa, tallennettu hyväksyttäessä
Se, mitä näkyvyyttä jaetaan ylös- ja alaspäin ja saako uusia aliurakoitsijoita käyttää, sovitaan toimeksiantoa hyväksyttäessä. Hyväksytyt ehdot ovat voimassa sellaisina kuin ne hyväksyttiin.
Kaikki portaat näkevät, mitkä ehdot ovat voimassa ja mitä näkyvyyttä jaetaan.
Hyväksy aliurakoitsijan työ ja jaa kuvia
Toimeksiannon antanut yritys tarkastaa rajatun, jaetun aineiston ja hyväksyy valmiin työn omasta SAEFUR-osastaan. Kuvia voi jakaa yksi kerrallaan edelleen omalle asiakkaalle.
Hyväksyntä tapahtuu yritysrajan yli dokumentoidusti.
Liittyy: Valmiiksi merkitseminen ja asiakkaan hyväksyntä, kaksi erillistä vaihetta, Muutos- ja lisätyöt (ÄTA) hintoineen ja päätöksineen
Kumppanin laskusta tulee teidän toimittajalaskunne
Aliurakoitsijan yhteistyössä tekemä lasku saapuu teille toimittajalaskuna, ja ostaja on aina yritys.
Lasku kirjataan kerran, ja se on molemmilla yrityksillä.
Liittyy: Toimittajalasku: hyväksyntä, maksu, hyvitys ja kiistäminen, Aliurakoitsijan laskusta tulee projektikulu
Sopimuskausi, ansaittu arvo ja maksusuunnitelma yritysten välillä
Toimeksiannon kesto ja jo tehty työ näkyvät molemmilla yrityksillä, ja niiden välillä voi olla maksusuunnitelma.
Molemmat seuraavat toimeksiannon kestoa, ansaittua arvoa ja maksusuunnitelmaa.
Lisää työtä samalle kumppanille
Toimeksiannon antanut yritys lisää tehtäviä jo hyväksyttyyn toimeksiantoon.
Käynnissä olevaa toimeksiantoa voi laajentaa uusilla tehtävillä.
Kuka saa käyttää alihankkijoita ja kuka saa toteuttaa töitä
Oikeus käyttää muita yrityksiä ja toteuttaa toimeksiantoja muille annetaan henkilökohtaisesti.
Hankinta- ja toimeksiantovastuun voi luovuttaa selkein valtuuksin.
Kutsu yritys, jolla ei vielä ole SAEFURia
SAEFURin ulkopuolinen yritys kutsutaan sähköpostilla. Hinta ja tehtävät näytetään, kun yritys on varmennettu ja henkilöllä on oikeus edustaa sitä. Kutsut avautuvat, kun varmennus Bolagsverketiä (Ruotsin yritysrekisteriviranomainen) vasten on käytössä.
Toimeksiannon ehdot näytetään henkilölle, jolla on oikeus edustaa yritystä.
Työsuhteet suojattuine henkilötietoineen
Jokainen työntekijä on oma tietueensa, kirjautumisen kanssa tai ilman. Henkilötunnus näytetään peitettynä ja kokonaan vain sille, jolla on erityinen käyttöoikeus, ja katselu kirjataan lokiin.
Henkilötiedot näytetään vain nimenomaisella käyttöoikeudella.
Liittyy: Työsuhteen päivätyt ehdot ja suojattu henkilöstökansio
Läsnäolo, poissaolot, lomasaldo ja omista varoista maksetut kulut
Työntekijä ilmoittaa itse omalla tilisivullaan. Esihenkilö näkee, että joku on poissa, ja syy näytetään sille, jolla on oikeus nähdä se.
Palkan aineisto kertyy kuukauden aikana, ja HR:stä vastaava saa tarvittavan aineiston.
Liittyy: Kuukausittainen palkka-aineisto palkkakumppanille, Tunnit, matkat ja materiaalit tehtävällä
Perusvuorolista, miehitys ja tuntikirjauskalenteri
Suunniteltu ja kirjattu aika näytetään viikoittain ja kuukausittain. Työntekijä vahvistaa vuoronsa omassa kalenterissaan ja saa muistutuksen, kun päivä puuttuu.
Suunnittelette miehityksen ja seuraatte sitä samassa paikassa.
Vapaahakemukset päätöksineen
Työntekijä hakee sovelluksessa, ja päättäjä myöntää tai hylkää. Myönnetty vapaa kirjataan poissaoloksi samassa vaiheessa.
Myönnetty vapaa siirtyy suoraan poissaoloihin.
Liittyy: Läsnäolo, poissaolot, lomasaldo ja omista varoista maksetut kulut
Organisaatiokaavio yksiköineen ja esihenkilöineen
Se, kuka raportoi kenellekin, piirretään kerran. Kaikki yrityksessä näkevät organisaatiokaavion, ja käyttöoikeuden omaava muuttaa sitä vetämällä ja pudottamalla.
Uudet työntekijät näkevät, mihin yksikköön he kuuluvat ja kenelle he raportoivat. Esihenkilöketju ja valtuudet käsitellään erikseen.
Työsuhteen päivätyt ehdot ja suojattu henkilöstökansio
Ehdoilla on voimaantulopäivät ja historia. Työnantajan työntekijää koskevat asiakirjat tallennetaan salattuina, ja niitä luetaan nimenomaisella käyttöoikeudella.
Voimassa olevat ehdot ja asiakirjat löytävät ne, joilla on käyttöoikeus.
Työsopimukset pohjasta kirjattuun alkuperäiseen
Työsopimus tai muutossopimus laaditaan pohjasta järjestelmän tiedoilla, tulostetaan tai tallennetaan PDF- tai Word-tiedostona, ja allekirjoitettu alkuperäinen kirjataan henkilölle.
Sopimus perustuu kirjattuihin tietoihin, se tarkastetaan ennen allekirjoitusta ja säilyy sen jälkeen henkilön tiedoissa.
Työyhteystiedot ja suora chat kollegoiden välillä
Kollegan tavoittaa työpuhelimella, työsähköpostilla tai chatilla myös projektien ulkopuolella. Yksityiset yhteystiedot pidetään erillään työyhteystiedoista.
Kollegoiden kirjatut työyhteystiedot ovat samassa paikassa kuin chat.
Käyttöoikeudet ja alueet työntekijää kohden
Käyttöoikeudet annetaan erikseen, ja oikeuksia jakava voi jakaa vain sellaisia, jotka hänellä itsellään on. Alueet, kuten asiakasrekisteri, toimittajat, myynti ja yhteistyö, otetaan käyttöön kollegakohtaisesti, ja jokainen voi piilottaa omia valikkorivejään.
Jokainen työntekijä saa tarpeellisen näkyvyyden ja valtuudet selkein rajoin sille, mitä voi delegoida.
Liittyy: Neljä projektiroolia ja delegoidut käyttöoikeudet, Valikko näyttää käyttämänne alueet
Tuo koko tiimi
Nykyinen tiimi kirjataan yhdellä tuonnilla, rooli ja työtehtävä riveittäin, ja tuonnin voi perua.
Tiimin tiedot siirtyvät yhdellä kertaa.
Neljän silmän periaate arkaluonteisille päätöksille
Yritys voi valita, että työsuhteen päättäminen, käyttöoikeuksien muutos tai jäsenen poistaminen vaatii toisen valtuutetun henkilön hyväksynnän, myös silloin kun perustaja itse tekee päätöksen.
Kaksi henkilöä tarkastaa arkaluonteiset päätökset, kun yritys niin valitsee.
Pääsy päättyy, kun joku lähtee yrityksestä
Kun jäsenyys poistetaan, pääsy yrityksen projekteihin, asiakkaisiin ja tietoihin suljetaan. Henkilö säilyttää oman tilinsä.
Pääsy yritykseen päättyy yhdellä toimenpiteellä, kun jäsenyys poistetaan.
Työmatkat ja päivärahat oikean maan sääntöjen mukaan
Matka kirjataan toimeksiantoon, ja päiväraha lasketaan sen maan sääntöjen mukaan, jota matka koskee. Suunniteltu toiminto, ja matkat ja kilometrit kirjataan toimeksiantoon jo nyt.
Matkalasku noudattaa kyseisen maan sääntöjä.
Varahenkilö ja perustajan vastuun luovutus
Yritys voi siirtää perustajan vastuun varahenkilölle käyttöoikeudet säilyttäen. Suunniteltu toiminto, ja nykyään SAEFURin tuki auttaa tässä luovutuksessa.
Vastuun voi siirtää eteenpäin, kun perustaja on poissa.
Liittyy: Neljän silmän periaate arkaluonteisille päätöksille
Kirjautuminen sähköpostilla, BankID:llä tai pääsyavaimella
Kaikki kirjautuvat samassa paikassa. Arkikäyttöön riittää pääsyavain, esimerkiksi Face ID tai Touch ID, ja BankIDtä käytetään, kun henkilöllisyys pitää todentaa. Jokainen palauttaa salasanansa itse.
Kirjaudutte helposti ja pääsette nopeasti takaisin pääsyavaimella.
Kirjautuminen Googlella
Kirjautuminen Google-tilillä, joka liitetään samaan henkilökohtaiseen tiliin. Suunniteltu kirjautumistapa, joka avautuu, kun tuotantoyhteys on valmis.
Yksi kirjautumistapa lisää Googlen käyttäjille.
Liittyy: Kirjautuminen sähköpostilla, BankID:llä tai pääsyavaimella
Perusta yritys maan ja sääntöpohjan kanssa
Yritys perustetaan kerran maan, arvonlisäveron ja laskujen tarvitsemien tietojen kanssa. Väärin valitun maan korjaa henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus.
Yrityksellä on perustiedot valmiina ensimmäisestä laskusta alkaen.
Yrityksen varmennus Bolagsverketiä vasten
BankID:llä tunnistautunut pääkäyttäjä syöttää organisaationumeron, ja rekisteristä vahvistetaan yritys ja hänen oikeutensa edustaa sitä. Varmennus avautuu, kun yhteys Bolagsverketiin on valmis tuotantokäyttöön.
Yritysprofiili näyttää rekisterin tiedot.
Vaihda yritysten välillä samalla tilillä
Se, joka omistaa useamman yrityksen tai työskentelee niissä, vaihtaa niiden välillä valikosta.
Yksi tili kaikkiin yrityksiin, joihin sinulla on pääsy, ja jokaisella yrityksellä on omat tietonsa.
Käyttöliittymä sinun kielelläsi, asiakirjat asiakkaan kielellä
Jokainen työskentelee omalla kielellään. Tarjous, sopimus ja lasku lähetetään asiakkaan kielellä yrityksen markkinaan sovellettavien asiakirjasääntöjen mukaan.
Työntekijät ja asiakkaat käyttävät SAEFURia omalla kielellään.
Liittyy: Asiakirjat ja tiedotteet sähköpostitse linkin kanssa
Viestien kääntäminen
Viesti kirjoitetaan lähettäjän kielellä ja luetaan vastaanottajan kielellä. Kääntäminen otetaan käyttöön myöhemmässä vaiheessa.
Eri kieliä puhuvat kollegat voivat keskustella samasta toimeksiannosta.
Lukitusnäytön ilmoitukset
Ilmoitukset puhelimeen myös silloin, kun sovellus on suljettu. Suunniteltu toiminto myöhemmässä laajennuksessa. Nyt ilmoitukset näkyvät sovelluksessa.
Tieto tavoittaa sinut missä oletkin, kun laite tukee sitä.
Ohjekeskus, jossa haku ja aloitusoppaat
Ohjeet ovat tuotteessa. Ne kattavat yleisimmät työnkulut ja valikon, sisältävät aloitusoppaat yritystyypeittäin ja haun, joka vie oikealle sivulle.
Löydät oppaat ja vastaukset tuotteesta, ja tuki auttaa, kun tarvitset enemmän.
Liittyy: SAEFUR Mini, avustajahahmo
SAEFUR Mini, avustajahahmo
Pieni hahmo, joka tervehtii, reagoi ja avaa ohjeet. Jokainen valitsee, kuinka paljon hahmo näkyy, ja sen voi kytkeä pois.
Valinnainen oikotie ohjeisiin ja kevyempi seuralainen käyttöliittymässä.
Kotinäytölle asennettava sovellus
SAEFURin voi lisätä puhelimen kotinäytölle, ja se näyttää selvästi, kun yhteys puuttuu. Työskentely kokonaan ilman yhteyttä on suunnitteilla.
Puhelimesta tulee työkalu, jossa SAEFUR on lähellä.
Valikko näyttää käyttämänne alueet
Valikkorivi näkyy, kun henkilöllä on käyttöoikeus alueeseen ja yritys on alkanut käyttää sitä. Näytettävät alueet ja se, mitä henkilö saa tehdä, määritetään erikseen.
Aloitatte tarvitsemillanne alueilla, ja valikko kasvaa toiminnan mukana.
Tuki rajatulla pääsyllä ja lokilla
Tuki näkee sen, mitä auttaminen edellyttää. Jokainen toimenpide kirjataan tilanteineen ennen ja jälkeen, ja yritys näkee, milloin tuki on toiminut.
Apu on rajattua ja jäljitettävää.
Varmuuskopiot ja julkisten linkkien suojaus
Toistuvia yrityksiä arvata asiakaslinkkejä hidastetaan, ja toiminta voidaan palauttaa varmuuskopiosta.
Asiakaslinkit ovat suojattuja, ja tiedot varmuuskopioidaan.
Saksa, Iso-Britannia, Ranska ja Espanja
Tuki arvonlisäverolle ja laskuvaatimuksille Saksassa, Iso-Britanniassa, Ranskassa ja Espanjassa on valmisteltu, ja se avataan maa kerrallaan juridisen tarkastuksen jälkeen. Julkaisun yhteydessä SAEFUR on avoinna Ruotsissa toimiville yrityksille.
Jokainen markkina saa omat sääntönsä, ja kieli ja valuutta valitaan erikseen.
Kustannusennuste ja projektien vertailu
Projekteja verrataan keskenään, ja kustannushistoriasta laaditaan ennuste. Selkokieliset selitykset sille, miksi projekti poikkeaa, otetaan käyttöön myöhemmässä vaiheessa.
Luvut saavat asiayhteyden ja suunnan eteenpäin.
SAEFUR julkaistaan tänä syksynä.
Ilmoittakaa yrityksenne Early Birdiin, niin kerromme teille heti, kun voitte alkaa käyttää SAEFURia. Early Birdinä saatte 20 %:n alennuksen lisensseistä ensimmäisten kuuden kuukauden ajan kokeilujakson jälkeen.