Pienessä yrityksessä kokonaiskuva on usein omistajalla. Hänellä on tieto siitä, mitä asiakkaalle on luvattu, kuka työn tekee, mitä on jäljellä ennen kuin laskun voi lähettää ja mitä tuloja ja kuluja tässä kuussa on odotettavissa.
Se toimii hyvin niin kauan kuin toiminta on pientä ja keskusteluihin riittää aikaa. Kun yritys kasvaa, tieto on delegoitava, jotta tehokkuus säilyy.
Kaikki ihmiset haluavat tehdä hyvää työtä ja olla ylpeitä omasta panoksestaan. Voidakseen ottaa vastuuta heidän on ymmärrettävä asiayhteys, tiedettävä, mitä on sovittu, ja heillä on oltava osaaminen ja valtuudet toimia. Kun tärkeä tieto jää omistajalle, yksinkertaisetkin kysymykset riippuvat siitä, että juuri hän on tavoitettavissa. Kollegat joutuvat odottamaan vastausta ja toiminta hidastuu, samalla kun sekä työntekijöiden että omistajan on yhä vaikeampi ehtiä mukaan.
SAEFUR on toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitää toiminnan eri osat lajiteltuina ja hyvässä järjestyksessä yhdessä ja samassa paikassa. Asiakkaat, toimittajat, logistiikka, HR, projektit, tuntiraportit, palkat, talous, nimikkeet, varasto, hankinnat, tarjoukset ja laskut on koottu yksinkertaisella, selkeällä ja tehokkaalla tavalla, jotta oikealla henkilöllä on oikea tieto työn tekemiseen.
Se antaa työntekijöille edellytykset viedä työtä itse eteenpäin, ja heillä on aina käytössään ajantasainen tieto, kun päivä muuttuu. Järjestelmä on toimistolla ja luo rakennetta ja tehokkuutta. Se on myös mukana asiakkaan luona, projekteissa ja kuljetuksissa, jotta tunnit, matkat ja kuitit voidaan kirjata reaaliajassa ja työ dokumentoida. Halukkaat voivat kutsua järjestelmään myös asiakkaat, jolloin järjestelmä pitää asiakkaan ajan tasalla siitä, mitä tehdään ja milloin, käynnistää hyväksynnät ja täsmäytykset, kun jotain on tehty, ja mahdollistaa viestinnän, joka luo turvallisuutta ja hallinnan tunnetta kaikille osapuolille.
Näin asiakas tietää, milloin työ alkaa, mikä on valmista ja mitä kukin lasku koskee, mikä luo turvallisuutta ja helpottaa yhteistyötä. Sekä yrityksen että asiakkaan on helpompi suunnitella arkeaan ja ymmärtää seuraava vaihe.
Sama selkeys helpottaa työtä yrityksen sisällä. Kun asiakas soittaa, tarjous ja työn ajankohtainen tilanne ovat asiakaskortilla. Kun on aika laskuttaa, tunnit ja materiaalit ovat jo projektilla. Kirjanpitokumppanin aineisto muodostetaan siitä, mitä on kirjattu työn edetessä. Se vapauttaa aikaa ja vähentää tarvetta etsiä, kysyä ja koota uudelleen sellaista, minkä joku jo tietää.
Tiedon jakaminen edellyttää myös tietoista vastuuta siitä, kuka saa nähdä ja tehdä mitäkin. Johtajat päättävät, millaisen näkyvyyden ja mitkä valtuudet kukin tarvitsee tehtävässään. Luottamukselliset tiedot, kuten työsuhdeasiakirjat, talous ja katteet, ovat niistä vastaavien käytettävissä. Työntekijät saavat käyttöönsä sen, mitä he tarvitsevat onnistuakseen työssään, ja samalla johto säilyttää kokonaiskuvan.
Kun tieto ja valtuudet seuraavat vastuuta, ihmisten on helpompi käyttää osaamistaan ja tuntea voivansa antaa oman panoksensa. Useampi asia voidaan ratkaista nopeammin ja helpommin, lähellä työtä ja asiakasta. Se antaa työntekijöille tilaa kasvaa tehtävissään, ja johtajille jää enemmän aikaa luoda edellytyksiä toiminnan jatkuvalle kehitykselle.