В малката фирма цялостната картина често е у собственика. Там е знанието какво е обещано на клиента, кой изпълнява работата, какво остава, преди да може да се изпрати фактурата, и какви приходи и разходи се очакват този месец.
Това работи добре, докато дейността е малка и разговорите смогват. Когато фирмата расте, знанието трябва да бъде делегирано, за да се запази ефективността.
Всички хора искат да вършат добра работа и да се гордеят с това, което допринасят. За да могат да поемат отговорност, те трябва да разбират контекста, да знаят какво е договорено и да имат компетентност и правомощия да действат. Когато важна информация остава у собственика, дори простите въпроси зависят от това точно този човек да е на разположение. Колегите чакат отговор и дейността се забавя, а едновременно с това и служителите, и собственикът все по-трудно смогват.
SAEFUR е бизнес система, която поддържа различните части на дейността подредени и добре организирани на едно и също място. Клиенти, доставчици, логистика, човешки ресурси, проекти, отчети за работно време, заплати, финанси, артикули, склад, покупки, оферти и фактури са събрани по прост, прегледен и ефективен начин, така че точният човек да разполага с точната информация, за да свърши работата.
Това дава на служителите условия сами да движат работата напред и винаги да имат достъп до актуална информация, когато денят се променя. Системата е в офиса и създава структура и ефективност. Тя е и навън при клиента, в проектите, в транспорта и служи за отчитане в реално време на часове, пътувания и касови бележки и за документиране на работата. За желаещите в системата могат да бъдат поканени и клиентите, като тя държи клиента информиран какво се прави и кога, задейства одобрения и сверявания, когато нещо е направено, и дава възможност за комуникация, която създава сигурност и усещане за контрол у всички страни.
Така клиентът знае кога започва работата, какво е готово и за какво се отнася всяка фактура, нещо, което създава сигурност и улеснява сътрудничеството. И фирмата, и клиентът по-лесно планират ежедневието си и разбират следващата стъпка.
Същата яснота улеснява работата вътре във фирмата. Когато клиентът се обади, офертата и актуалното състояние на работата са в картата на клиента. Когато е време за фактуриране, времето и материалите вече са в проекта. Документацията за счетоводния партньор се изготвя от това, което е регистрирано в хода на работата. Това освобождава време и намалява нуждата да се търси, пита и пресъздава онова, което някой вече знае.
Споделянето на информация изисква и съзнателна отговорност за това кой какво може да вижда и прави. Тези, които ръководят, решават каква видимост и какви пълномощия са необходими на всеки човек в неговата роля. Поверителната информация, като трудови документи, финанси и маржове, е достъпна за онези, които отговарят за нея. Служителите получават достъп до това, от което се нуждаят, за да успяват в работата си, а ръководството запазва цялостната картина.
Когато информацията и пълномощията следват отговорността, на хората им е по-лесно да използват компетентността си и да чувстват, че могат да допринесат. Повече въпроси могат да се решават по-бързо и по-лесно, близо до работата и клиента. Това дава на служителите пространство да растат в задачите си, а тези, които ръководят, получават повече време да създават условия за по-нататъшното развитие на дейността.