Dans une petite entreprise, la vue d’ensemble est souvent entre les mains du propriétaire. C’est là que se trouve la connaissance de ce qui a été promis au client, de qui effectue le travail, de ce qu’il reste à faire avant de pouvoir envoyer la facture et des recettes et dépenses attendues ce mois-ci.
Cela fonctionne bien tant que l’activité reste petite et que les échanges suivent le rythme. Quand l’entreprise grandit, ces connaissances doivent être déléguées pour rester efficace.
Tout le monde veut faire du bon travail et être fier de sa contribution. Pour pouvoir prendre des responsabilités, chacun doit comprendre le contexte, savoir ce qui a été convenu et disposer des compétences et du mandat pour agir. Quand les informations importantes restent chez le propriétaire, même les questions simples dépendent de la disponibilité de cette personne précise. Les collègues attendent des réponses et l’activité ralentit, tandis que les collaborateurs comme le propriétaire ont de plus en plus de mal à suivre.
SAEFUR est un système de gestion qui garde les différentes parties de l’activité triées et bien ordonnées en un seul et même endroit. Clients, fournisseurs, logistique, RH, projets, feuilles de temps, salaires, finances, articles, stock, achats, devis et factures sont réunis de manière simple, claire et efficace, afin que la bonne personne dispose des bonnes informations pour faire son travail.
Cela donne aux collaborateurs les moyens de faire avancer le travail par eux-mêmes et d’avoir toujours accès à des informations à jour quand la journée évolue. Le système est au bureau, où il apporte structure et efficacité. Il est aussi chez le client, dans les projets et dans les transports, pour enregistrer en temps réel le temps, les déplacements et les reçus et documenter le travail. Ceux qui le souhaitent peuvent aussi inviter leurs clients dans le système, qui tient le client informé de ce qui est fait et quand, déclenche des approbations et des points de validation une fois une tâche réalisée et permet une communication qui crée de la confiance et un sentiment de maîtrise chez toutes les parties.
Ainsi, le client sait quand le travail commence, ce qui est terminé et à quoi correspond chaque facture, ce qui rassure et facilite la collaboration. L’entreprise comme le client planifient plus facilement leur quotidien et comprennent mieux l’étape suivante.
La même clarté facilite le travail au sein de l’entreprise. Quand le client appelle, le devis et l’état actuel du travail figurent sur la fiche client. Quand vient le moment de facturer, le temps et le matériel sont déjà sur le projet. Les éléments pour le partenaire comptable sont tirés de ce qui a été enregistré au fil du travail. Cela libère du temps et réduit le besoin de chercher, de demander et de reconstituer ce que quelqu’un sait déjà.
Partager l’information demande aussi une responsabilité consciente quant à qui peut voir et faire quoi. Ceux qui dirigent décident de la visibilité et des pouvoirs dont chaque personne a besoin dans sa mission. Les informations confidentielles, comme les dossiers du personnel, les finances et les marges, sont accessibles à ceux qui en ont la responsabilité. Les collaborateurs ont accès à ce dont ils ont besoin pour réussir dans leur travail, tandis que la direction garde la vue d’ensemble.
Quand l’information et les pouvoirs suivent les responsabilités, il devient plus facile pour chacun de mettre ses compétences à profit et de sentir qu’il peut contribuer. Davantage de questions peuvent être réglées plus vite et plus simplement, au plus près du travail et du client. Cela donne aux collaborateurs l’espace pour grandir dans leurs missions, et ceux qui dirigent ont plus de temps pour créer les conditions du développement futur de l’activité.