Într-o companie mică, imaginea de ansamblu se află adesea la proprietar. Acolo se află cunoștințele despre ce i s-a promis clientului, cine execută munca, ce mai rămâne înainte ca factura să poată fi trimisă și ce venituri și costuri sunt așteptate luna aceasta.
Funcționează bine atâta timp cât activitatea este mică și discuțiile țin pasul. Când compania crește, cunoștințele trebuie delegate pentru a păstra eficiența.
Toți oamenii vor să facă o muncă bună și să fie mândri de contribuția lor. Pentru a-și putea asuma responsabilitatea, au nevoie să înțeleagă contextul, să știe ce s-a convenit și să aibă competența și mandatul de a acționa. Când informațiile importante rămân la proprietar, chiar și întrebările simple ajung să depindă de faptul că tocmai acea persoană este disponibilă. Colegii trebuie să aștepte răspunsuri și activitatea încetinește, în timp ce atât angajaților, cât și proprietarului le este tot mai greu să țină pasul.
SAEFUR este un sistem de afaceri care păstrează diferitele părți ale activității sortate și bine organizate într-unul și același loc. Clienții, furnizorii, logistica, resursele umane, proiectele, pontajele, salariile, finanțele, articolele, depozitul, achizițiile, ofertele și facturile sunt reunite într-un mod simplu, clar și eficient, astfel încât persoana potrivită să aibă informațiile potrivite pentru a-și face treaba.
Aceasta le oferă angajaților condițiile să ducă singuri munca mai departe și să aibă mereu acces la informații actualizate când ziua se schimbă. Sistemul este la birou și creează structură și eficiență. Este prezent și la client, în proiecte și în transporturi, pentru a înregistra în timp real timpul, deplasările și bonurile și pentru a documenta munca. Cei care doresc pot invita și clienții în sistem, care îi ține pe clienți informați despre ce se face și când, declanșează aprobări și reconcilieri după ce ceva a fost făcut și face posibilă o comunicare ce creează încredere și un sentiment de control pentru toate părțile.
Astfel, clientul știe când începe munca, ce este gata și la ce se referă fiecare factură, lucru care creează încredere și face colaborarea mai simplă. Atât compania, cât și clientul își pot planifica mai ușor activitatea de zi cu zi și pot înțelege mai ușor pasul următor.
Aceeași claritate ușurează munca în interiorul companiei. Când clientul sună, oferta și stadiul actual al lucrării se află pe fișa clientului. Când este momentul facturării, timpul și materialele sunt deja pe proiect. Documentele pentru partenerul contabil se obțin din ceea ce s-a înregistrat pe parcursul lucrării. Asta eliberează timp și reduce nevoia de a căuta, de a întreba și de a reface lucruri pe care cineva le știe deja.
Împărtășirea informațiilor presupune și o responsabilitate asumată conștient pentru cine are voie să vadă și să facă ce. Cei care conduc hotărăsc ce vizibilitate și ce competențe îi sunt necesare fiecărei persoane în rolul său. Informațiile confidențiale, cum ar fi actele de angajare, finanțele și marjele, sunt accesibile celor care răspund de ele. Angajații primesc acces la ceea ce le trebuie pentru a reuși în munca lor, iar conducerea păstrează în același timp imaginea de ansamblu.
Când informațiile și competențele urmează responsabilitatea, oamenilor le este mai ușor să-și folosească priceperea și să simtă că pot contribui. Mai multe probleme pot fi rezolvate mai rapid și mai simplu, aproape de muncă și de client. Asta le oferă angajaților spațiu să crească în sarcinile lor, iar cei care conduc au mai mult timp să creeze condițiile pentru dezvoltarea continuă a activității.