I ett litet företag finns överblicken ofta hos ägaren. Där finns kunskapen om vad kunden har blivit lovad, vem som utför arbetet, vad som återstår innan fakturan kan skickas och vilka intäkter och kostnader som förväntas den här månaden.
Det fungerar väl så länge verksamheten är liten och samtalen hinner med. När företaget växer behöver kunskapen delegeras för att behålla effektiviteten.
Alla människor vill göra ett bra arbete och känna stolthet över det de bidrar med. För att kunna ta ansvar behöver de förstå sammanhanget, veta vad som är överenskommet och ha kompetens och mandat att agera. När viktig information stannar hos ägaren blir även enkla frågor beroende av att just den personen finns till hands. Kollegor får vänta på besked och verksamheten blir långsammare, samtidigt som både medarbetarna och ägaren får allt svårare att hinna med.
SAEFUR är ett affärssystem som håller verksamhetens olika delar sorterade och välordnade på ett och samma ställe. Kunder, leverantörer, logistik, HR, projekt, tidrapporter, löner, ekonomi, artiklar, lager, inköp, offerter, fakturor är samlade på ett enkelt, överskådligt och effektivt sätt så att rätt person har rätt information att göra jobbet.
Det ger medarbetarna förutsättningar att själva driva arbetet framåt och alltid har tillgång till aktuell information när dagen förändras. Systemet finns på kontoret och skapar struktur och effektivitet. Det finns också ute hos kund, i projekt, i transporter och för att i realtid logga tid, resor, kvitton och dokumentera arbete. För de som vill kan även kunder bjudas in i systemet som håller kunden informerad om vad som som görs när, aktiverar godkännanden och avstämningar när något gjorts och möjliggör kommunikation som skapar trygghet och en känsla av kontroll hos alla parter.
Det gör att kunden vet när arbetet börjar, vad som är klart och vad varje faktura gäller, något som skapar trygghet och gör samarbetet enklare. Både företaget och kunden får lättare att planera sin vardag och förstå nästa steg.
Samma tydlighet underlättar arbetet inne i företaget. När kunden ringer finns offerten och arbetets aktuella läge på kundkortet. När det är dags att fakturera finns tiden och materialet redan på projektet. Underlaget till redovisningspartnern tas fram ur det som har registrerats under arbetets gång. Det frigör tid och minskar behovet av att leta, fråga och återskapa sådant som någon redan vet.
Att dela information kräver också ett medvetet ansvar för vem som får se och göra vad. De som leder bestämmer vilken insyn och vilka befogenheter varje person behöver i sitt uppdrag. Förtroliga uppgifter, som anställningshandlingar ekonomi och marginaler, är tillgängliga för dem som har ansvar för dem. Medarbetarna får tillgång till det de behöver för att lyckas i sitt arbete, samtidigt som ledningen behåller överblicken.
När information och befogenheter följer ansvaret blir det lättare för människor att använda sin kompetens och känna att man kan bidra. Fler frågor kan lösas snabbare och enklare, nära arbetet och kunden. Det ger medarbetarna utrymme att växa i sina uppgifter, och de som leder får mer tid att skapa förutsättningar för verksamhetens fortsatta utveckling.