I en liten bedrift ligger oversikten ofte hos eieren. Der finnes kunnskapen om hva kunden er blitt lovet, hvem som utfører arbeidet, hva som gjenstår før fakturaen kan sendes, og hvilke inntekter og kostnader som forventes denne måneden.
Det fungerer godt så lenge virksomheten er liten og samtalene henger med. Når bedriften vokser, må kunnskapen delegeres for å beholde effektiviteten.
Alle mennesker vil gjøre en god jobb og føle stolthet over det de bidrar med. For å kunne ta ansvar må de forstå sammenhengen, vite hva som er avtalt, og ha kompetanse og mandat til å handle. Når viktig informasjon blir værende hos eieren, blir selv enkle spørsmål avhengige av at akkurat den personen er tilgjengelig. Kolleger må vente på svar og virksomheten går langsommere, samtidig som både medarbeiderne og eieren får stadig vanskeligere for å rekke over alt.
SAEFUR er et forretningssystem som holder virksomhetens ulike deler sortert og velordnet på ett og samme sted. Kunder, leverandører, logistikk, HR, prosjekter, timelister, lønn, økonomi, artikler, lager, innkjøp, tilbud og fakturaer er samlet på en enkel, oversiktlig og effektiv måte, slik at rett person har rett informasjon til å gjøre jobben.
Det gir medarbeiderne forutsetninger for selv å drive arbeidet fremover og alltid ha tilgang til oppdatert informasjon når dagen endrer seg. Systemet finnes på kontoret og skaper struktur og effektivitet. Det finnes også ute hos kunden, i prosjekter og i transporter, for å logge tid, reiser og kvitteringer i sanntid og dokumentere arbeid. De som vil, kan også invitere kunder inn i systemet, som holder kunden informert om hva som gjøres når, aktiverer godkjenninger og avstemminger når noe er gjort, og muliggjør kommunikasjon som skaper trygghet og en følelse av kontroll hos alle parter.
Det gjør at kunden vet når arbeidet begynner, hva som er ferdig, og hva hver faktura gjelder, noe som skaper trygghet og gjør samarbeidet enklere. Både bedriften og kunden får lettere for å planlegge hverdagen sin og forstå neste steg.
Den samme tydeligheten gjør arbeidet enklere internt i bedriften. Når kunden ringer, finnes tilbudet og arbeidets aktuelle status på kundekortet. Når det er tid for å fakturere, ligger tiden og materiellet allerede på prosjektet. Grunnlaget til regnskapspartneren hentes fra det som er registrert underveis i arbeidet. Det frigjør tid og reduserer behovet for å lete, spørre og gjenskape det noen allerede vet.
Å dele informasjon krever også et bevisst ansvar for hvem som får se og gjøre hva. De som leder, bestemmer hvilket innsyn og hvilke fullmakter hver person trenger i sitt oppdrag. Fortrolige opplysninger, som ansettelsesdokumenter, økonomi og marginer, er tilgjengelige for dem som har ansvar for dem. Medarbeiderne får tilgang til det de trenger for å lykkes i arbeidet sitt, samtidig som ledelsen beholder oversikten.
Når informasjon og fullmakter følger ansvaret, blir det lettere for mennesker å bruke kompetansen sin og føle at de kan bidra. Flere spørsmål kan løses raskere og enklere, nær arbeidet og kunden. Det gir medarbeiderne rom til å vokse i oppgavene sine, og de som leder, får mer tid til å skape forutsetninger for virksomhetens videre utvikling.