Në një kompani të vogël, pasqyra e përgjithshme shpesh është te pronari. Aty gjendet njohuria se çfarë i është premtuar klientit, kush e kryen punën, çfarë mbetet para se të mund të dërgohet fatura dhe cilat të ardhura e kosto priten këtë muaj.
Kjo funksionon mirë për sa kohë që veprimtaria është e vogël dhe bisedat arrijnë t'i ndjekin të gjitha. Kur kompania rritet, njohuria duhet deleguar për të ruajtur efikasitetin.
Të gjithë njerëzit duan të bëjnë një punë të mirë dhe të ndihen krenarë për atë që japin. Për të qenë në gjendje të marrin përgjegjësi, ata duhet të kuptojnë kontekstin, të dinë çfarë është rënë dakord dhe të kenë kompetencën dhe mandatin për të vepruar. Kur informacioni i rëndësishëm mbetet te pronari, edhe pyetjet e thjeshta varen nga fakti nëse pikërisht ai person është i disponueshëm. Kolegët duhet të presin përgjigje dhe veprimtaria ngadalësohet, ndërsa si punonjësit ashtu edhe pronari e kanë gjithnjë e më të vështirë t'ia dalin.
SAEFUR është një sistem biznesi që i mban pjesët e ndryshme të veprimtarisë të renditura dhe të organizuara mirë në një e të njëjtin vend. Klientët, furnitorët, logjistika, burimet njerëzore, projektet, raportet e kohës, pagat, financat, artikujt, magazina, blerjet, ofertat dhe faturat janë të mbledhura në një mënyrë të thjeshtë, të qartë dhe efikase, në mënyrë që personi i duhur të ketë informacionin e duhur për të bërë punën.
Kjo u jep punonjësve kushtet për ta çuar vetë punën përpara dhe për të pasur gjithmonë qasje në informacion të përditësuar kur dita ndryshon. Sistemi është në zyrë dhe krijon strukturë dhe efikasitet. Ai është edhe jashtë te klienti, në projekte, në transport dhe për të regjistruar në kohë reale kohën, udhëtimet dhe faturat e blerjeve dhe për të dokumentuar punën. Për ata që dëshirojnë, mund të ftohen në sistem edhe klientët, dhe sistemi e mban klientin të informuar se çfarë bëhet dhe kur, aktivizon miratime dhe rakordime kur diçka është bërë dhe mundëson komunikim që krijon siguri dhe ndjesi kontrolli te të gjitha palët.
Kështu klienti e di kur fillon puna, çfarë është gati dhe me çfarë lidhet secila faturë, diçka që krijon siguri dhe e lehtëson bashkëpunimin. Si kompania ashtu edhe klienti e kanë më të lehtë të planifikojnë përditshmërinë e tyre dhe të kuptojnë hapin e radhës.
E njëjta qartësi e lehtëson punën brenda kompanisë. Kur klienti telefonon, oferta dhe gjendja aktuale e punës janë te kartela e klientit. Kur vjen koha për të faturuar, koha dhe materialet janë tashmë te projekti. Dokumentacioni për partnerin kontabël nxirret nga ajo që është regjistruar gjatë punës. Kjo çliron kohë dhe ul nevojën për të kërkuar, pyetur dhe rikrijuar gjëra që dikush tashmë i di.
Ndarja e informacionit kërkon gjithashtu një përgjegjësi të vetëdijshme për atë se kush mund të shohë dhe të bëjë çfarë. Ata që drejtojnë vendosin çfarë dukshmërie dhe çfarë autoriteti i nevojitet secilit person në rolin e vet. Informacioni konfidencial, si dokumentet e punësimit, financat dhe marzhet, është i disponueshëm për ata që janë përgjegjës për të. Punonjësit marrin qasje në atë që u nevojitet për të pasur sukses në punën e tyre, ndërsa drejtuesit ruajnë pasqyrën e përgjithshme.
Kur informacioni dhe autoriteti ndjekin përgjegjësinë, njerëzve u bëhet më e lehtë të përdorin kompetencën e tyre dhe të ndiejnë se mund të kontribuojnë. Më shumë çështje mund të zgjidhen më shpejt dhe më lehtë, pranë punës dhe klientit. Kjo u jep punonjësve hapësirë të rriten në detyrat e tyre, dhe ata që drejtojnë fitojnë më shumë kohë për të krijuar kushte për zhvillimin e mëtejshëm të veprimtarisë.