In una piccola azienda la visione d'insieme è spesso nelle mani del titolare. È lì che si trova la conoscenza di ciò che è stato promesso al cliente, di chi svolge il lavoro, di cosa manca prima di poter inviare la fattura e di quali entrate e costi sono previsti questo mese.
Funziona bene finché l'attività è piccola e le conversazioni riescono a tenere il passo. Quando l'azienda cresce, le conoscenze devono essere delegate per mantenere l'efficienza.
Tutte le persone vogliono fare un buon lavoro e sentirsi orgogliose di ciò che apportano. Per potersi assumere delle responsabilità devono comprendere il contesto, sapere cosa è stato concordato e avere la competenza e il mandato per agire. Quando le informazioni importanti restano al titolare, anche le domande semplici dipendono dalla disponibilità proprio di quella persona. I colleghi devono aspettare risposte e l'attività rallenta, mentre sia i collaboratori sia il titolare fanno sempre più fatica a stare al passo.
SAEFUR è un gestionale che mantiene le diverse parti dell'attività ordinate e ben organizzate in un unico posto. Clienti, fornitori, logistica, risorse umane, progetti, fogli ore, paghe, finanze, articoli, magazzino, acquisti, offerte e fatture sono riuniti in modo semplice, chiaro ed efficiente, così che la persona giusta abbia le informazioni giuste per fare il proprio lavoro.
Questo dà ai collaboratori le condizioni per portare avanti il lavoro in autonomia e avere sempre accesso a informazioni aggiornate quando la giornata cambia. Il sistema è in ufficio e crea struttura ed efficienza. È anche presso il cliente, nei progetti e nei trasporti, per registrare in tempo reale ore, trasferte e ricevute e documentare il lavoro. Chi lo desidera può anche invitare i clienti nel sistema, che tiene il cliente informato su cosa viene fatto e quando, attiva approvazioni e verifiche quando qualcosa è stato fatto e rende possibile una comunicazione che crea fiducia e un senso di controllo in tutte le parti.
In questo modo il cliente sa quando inizia il lavoro, cosa è finito e a cosa si riferisce ogni fattura, il che crea fiducia e semplifica la collaborazione. Sia l'azienda sia il cliente riescono a pianificare più facilmente la propria quotidianità e a capire il passo successivo.
La stessa chiarezza facilita il lavoro all'interno dell'azienda. Quando il cliente chiama, l'offerta e lo stato attuale del lavoro sono sulla scheda cliente. Quando è il momento di fatturare, le ore e i materiali sono già sul progetto. I dati per il partner contabile vengono ricavati da ciò che è stato registrato nel corso del lavoro. Questo libera tempo e riduce la necessità di cercare, chiedere e ricostruire ciò che qualcuno sa già.
Condividere le informazioni richiede anche una responsabilità consapevole su chi può vedere e fare cosa. Coloro che dirigono decidono quale visibilità e quali poteri servono a ciascuna persona per il proprio incarico. Le informazioni riservate, come i documenti del personale, le finanze e i margini, sono accessibili a chi ne ha la responsabilità. I collaboratori hanno accesso a ciò di cui hanno bisogno per riuscire nel proprio lavoro, mentre la direzione mantiene la visione d'insieme.
Quando informazioni e poteri seguono la responsabilità, diventa più facile per le persone usare le proprie competenze e sentire di poter contribuire. Più questioni possono essere risolte in modo più rapido e semplice, vicino al lavoro e al cliente. Questo dà ai collaboratori spazio per crescere nei propri compiti, e coloro che dirigono hanno più tempo per creare le condizioni per l'ulteriore sviluppo dell'attività.