Mažoje įmonėje visuminis vaizdas dažnai yra savininko rankose. Ten yra žinios apie tai, ką klientui pažadėta, kas atlieka darbą, kas liko padaryti, kad būtų galima išsiųsti sąskaitą, ir kokių pajamų bei išlaidų tikimasi šį mėnesį.
Tai gerai veikia tol, kol veikla nedidelė ir pokalbiai spėja viską aprėpti. Kai įmonė auga, žinias reikia deleguoti, kad būtų išlaikytas efektyvumas.
Visi žmonės nori gerai dirbti ir didžiuotis savo indėliu. Kad galėtų prisiimti atsakomybę, jie turi suprasti kontekstą, žinoti, kas sutarta, ir turėti kompetencijos bei įgaliojimų veikti. Kai svarbi informacija lieka pas savininką, net paprasti klausimai priklauso nuo to, ar būtent tas žmogus yra pasiekiamas. Kolegos turi laukti atsakymų ir veikla lėtėja, o kartu ir darbuotojams, ir savininkui darosi vis sunkiau spėti.
SAEFUR yra verslo sistema, kuri skirtingas veiklos dalis laiko surūšiuotas ir tvarkingai sutvarkytas vienoje ir toje pačioje vietoje. Klientai, tiekėjai, logistika, personalas, projektai, darbo laiko ataskaitos, darbo užmokestis, finansai, prekės, sandėlis, pirkimai, pasiūlymai ir sąskaitos sutelkti paprastai, aiškiai ir efektyviai, kad tinkamas žmogus turėtų tinkamą informaciją darbui atlikti.
Tai suteikia darbuotojams sąlygas patiems varyti darbą į priekį ir visada turėti prieigą prie naujausios informacijos, kai diena keičiasi. Sistema yra biure ir kuria struktūrą bei efektyvumą. Ji yra ir pas klientą, projektuose, transporte, kad būtų galima realiuoju laiku registruoti laiką, keliones, kvitus ir dokumentuoti darbą. Norintys į sistemą gali pakviesti ir klientus, o sistema informuoja klientą, kas ir kada daroma, inicijuoja patvirtinimus ir sutikrinimus, kai kas nors atlikta, ir įgalina komunikaciją, kuri visoms šalims kuria saugumo ir kontrolės jausmą.
Taip klientas žino, kada prasideda darbas, kas jau atlikta ir už ką yra kiekviena sąskaita, o tai kuria saugumo jausmą ir palengvina bendradarbiavimą. Ir įmonei, ir klientui lengviau planuoti savo kasdienybę ir suprasti kitą žingsnį.
Toks pat aiškumas palengvina darbą pačioje įmonėje. Kai klientas paskambina, pasiūlymas ir dabartinė darbo būklė yra kliento kortelėje. Kai ateina laikas išrašyti sąskaitą, laikas ir medžiagos jau yra projekte. Dokumentai apskaitos partneriui parengiami iš to, kas buvo užregistruota darbo eigoje. Tai atlaisvina laiko ir sumažina poreikį ieškoti, klausinėti ir iš naujo kurti tai, ką kažkas jau žino.
Dalijimasis informacija taip pat reikalauja sąmoningos atsakomybės už tai, kas ką gali matyti ir daryti. Tie, kurie vadovauja, sprendžia, kokio matomumo ir kokių įgaliojimų kiekvienam žmogui reikia jo vaidmenyje. Konfidenciali informacija, tokia kaip įdarbinimo dokumentai, finansai ir maržos, prieinama tiems, kurie už ją atsako. Darbuotojai gauna prieigą prie to, ko jiems reikia, kad sėkmingai dirbtų, o vadovybė išlaiko visuminį vaizdą.
Kai informacija ir įgaliojimai seka paskui atsakomybę, žmonėms lengviau panaudoti savo kompetenciją ir jausti, kad jie gali prisidėti. Daugiau klausimų galima išspręsti greičiau ir paprasčiau, arti darbo ir kliento. Tai suteikia darbuotojams erdvės augti savo užduotyse, o tie, kurie vadovauja, gauna daugiau laiko kurti sąlygas tolesnei veiklos plėtrai.