Küçük bir şirkette genel bakış çoğu zaman şirket sahibindedir. Müşteriye ne söz verildiği, işi kimin yaptığı, fatura gönderilmeden önce neyin kaldığı ve bu ay hangi gelir ve giderlerin beklendiği bilgisi de oradadır.
İşletme küçük olduğu ve konuşmalar yetiştiği sürece bu iyi işler. Şirket büyüdükçe verimliliği korumak için bilginin devredilmesi gerekir.
Herkes iyi bir iş çıkarmak ve katkısından gurur duymak ister. Sorumluluk alabilmek için insanların bağlamı anlaması, neyin kararlaştırıldığını bilmesi ve harekete geçecek yetkinlik ve yetkiye sahip olması gerekir. Önemli bilgiler şirket sahibinde kaldığında, basit sorular bile tam da o kişinin ulaşılabilir olmasına bağlı hale gelir. Meslektaşlar yanıt beklemek zorunda kalır ve işler yavaşlar; bu sırada hem çalışanlar hem de şirket sahibi işlere yetişmekte giderek daha çok zorlanır.
SAEFUR, işletmenin farklı bölümlerini tek ve aynı yerde sıralı ve düzenli tutan bir iş yönetim sistemidir. Müşteriler, tedarikçiler, lojistik, İK, projeler, puantajlar, bordro, finans, ürünler, depo, satın alma, teklifler ve faturalar basit, anlaşılır ve verimli bir şekilde bir araya getirilir; böylece doğru kişi işini yapmak için doğru bilgiye sahip olur.
Bu, çalışanlara işi kendilerinin ilerletebilmesi ve gün değiştikçe her zaman güncel bilgiye erişebilmesi için gereken koşulları sağlar. Sistem ofistedir ve yapı ile verimlilik sağlar. Ayrıca müşterinin yanında, projelerde ve taşımalarda da vardır; süreyi, yolculukları ve fişleri gerçek zamanlı kaydetmek ve işi belgelemek için kullanılır. İsteyenler müşterileri de sisteme davet edebilir; sistem müşteriyi neyin ne zaman yapıldığı konusunda bilgilendirir, bir iş yapıldığında onayları ve mutabakatları başlatır ve tüm taraflarda güven ve kontrol duygusu yaratan bir iletişimi mümkün kılar.
Böylece müşteri işin ne zaman başladığını, neyin tamamlandığını ve her faturanın neyle ilgili olduğunu bilir; bu da güven yaratır ve iş birliğini kolaylaştırır. Hem şirket hem de müşteri günlük işlerini daha kolay planlar ve bir sonraki adımı daha kolay anlar.
Aynı netlik şirket içindeki işi de kolaylaştırır. Müşteri aradığında teklif ve işin güncel durumu müşteri kartındadır. Fatura kesme zamanı geldiğinde süre ve malzeme zaten projededir. Muhasebe ortağına gidecek kayıtlar, iş sürerken kaydedilenlerden çıkarılır. Bu da zaman kazandırır ve birinin zaten bildiği şeyleri aramak, sormak ve yeniden oluşturmak ihtiyacını azaltır.
Bilgiyi paylaşmak, kimin neyi görebileceği ve yapabileceği konusunda bilinçli bir sorumluluk da gerektirir. Her kişinin görevinde hangi görünürlüğe ve yetkiye ihtiyaç duyduğuna yönetenler karar verir. İstihdam belgeleri, finans ve kâr marjları gibi gizli bilgiler, bunlardan sorumlu olanların erişimine açıktır. Çalışanlar işlerinde başarılı olmak için ihtiyaç duydukları şeylere erişir; bu sırada yönetim de genel bakışı korur.
Bilgi ve yetki sorumluluğu izlediğinde, insanların yetkinliklerini kullanması ve katkıda bulunabildiklerini hissetmesi kolaylaşır. Daha fazla konu, işe ve müşteriye yakın bir yerde daha hızlı ve daha kolay çözülebilir. Bu, çalışanlara görevlerinde gelişme alanı verir; yönetenler de işletmenin sürekli gelişimi için koşulları yaratmaya daha fazla zaman bulur.