Σε μια μικρή εταιρεία, η συνολική εικόνα βρίσκεται συχνά στον ιδιοκτήτη. Εκεί βρίσκεται η γνώση για το τι έχει υποσχεθεί στον πελάτη, ποιος εκτελεί την εργασία, τι απομένει πριν μπορέσει να σταλεί το τιμολόγιο και ποια έσοδα και έξοδα αναμένονται αυτόν τον μήνα.
Αυτό λειτουργεί καλά όσο η επιχείρηση είναι μικρή και οι συζητήσεις προλαβαίνουν. Όταν η εταιρεία μεγαλώνει, η γνώση πρέπει να μεταβιβαστεί για να διατηρηθεί η αποτελεσματικότητα.
Όλοι οι άνθρωποι θέλουν να κάνουν καλή δουλειά και να νιώθουν περηφάνια για ό,τι προσφέρουν. Για να μπορούν να αναλάβουν ευθύνη, χρειάζεται να κατανοούν το πλαίσιο, να ξέρουν τι έχει συμφωνηθεί και να έχουν την ικανότητα και την εξουσιοδότηση να ενεργήσουν. Όταν σημαντικές πληροφορίες μένουν στον ιδιοκτήτη, ακόμη και απλές ερωτήσεις εξαρτώνται από το αν είναι διαθέσιμο ακριβώς αυτό το πρόσωπο. Οι συνάδελφοι περιμένουν απαντήσεις και η επιχείρηση επιβραδύνεται, ενώ τόσο οι εργαζόμενοι όσο και ο ιδιοκτήτης δυσκολεύονται όλο και περισσότερο να ανταποκριθούν.
Το SAEFUR είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα που κρατά τα διάφορα μέρη της επιχείρησης ταξινομημένα και καλά οργανωμένα σε ένα και το αυτό σημείο. Πελάτες, προμηθευτές, εφοδιαστική, HR, έργα, καταχωρίσεις χρόνου, μισθοδοσία, οικονομικά, είδη, αποθήκη, αγορές, προσφορές και τιμολόγια συγκεντρώνονται με απλό, ευσύνοπτο και αποτελεσματικό τρόπο, ώστε το σωστό πρόσωπο να έχει τη σωστή πληροφορία για να κάνει τη δουλειά.
Αυτό δίνει στους εργαζόμενους τις προϋποθέσεις να προωθούν οι ίδιοι την εργασία και να έχουν πάντα πρόσβαση σε επίκαιρη πληροφόρηση όταν η μέρα αλλάζει. Το σύστημα βρίσκεται στο γραφείο και δημιουργεί δομή και αποτελεσματικότητα. Βρίσκεται επίσης έξω, στον πελάτη, στα έργα, στις μεταφορές, και χρησιμεύει για την καταγραφή χρόνου, μετακινήσεων και αποδείξεων σε πραγματικό χρόνο και για την τεκμηρίωση της εργασίας. Όσοι το επιθυμούν μπορούν να προσκαλέσουν και πελάτες στο σύστημα, το οποίο κρατά τον πελάτη ενήμερο για το τι γίνεται και πότε, ενεργοποιεί εγκρίσεις και επαληθεύσεις όταν κάτι έχει γίνει και επιτρέπει επικοινωνία που δημιουργεί ασφάλεια και αίσθηση ελέγχου σε όλα τα μέρη.
Έτσι ο πελάτης ξέρει πότε ξεκινά η εργασία, τι έχει ολοκληρωθεί και σε τι αφορά κάθε τιμολόγιο, κάτι που δημιουργεί ασφάλεια και διευκολύνει τη συνεργασία. Τόσο η εταιρεία όσο και ο πελάτης σχεδιάζουν πιο εύκολα την καθημερινότητά τους και κατανοούν το επόμενο βήμα.
Η ίδια σαφήνεια διευκολύνει την εργασία μέσα στην εταιρεία. Όταν ο πελάτης τηλεφωνεί, η προσφορά και η τρέχουσα κατάσταση της εργασίας βρίσκονται στην καρτέλα πελάτη. Όταν έρθει η ώρα για τιμολόγηση, ο χρόνος και τα υλικά βρίσκονται ήδη στο έργο. Η τεκμηρίωση για τον λογιστικό συνεργάτη προκύπτει από όσα έχουν καταχωριστεί κατά τη διάρκεια της εργασίας. Αυτό απελευθερώνει χρόνο και μειώνει την ανάγκη να ψάχνει κανείς, να ρωτά και να αναδημιουργεί πράγματα που κάποιος ήδη γνωρίζει.
Η κοινοποίηση πληροφοριών απαιτεί επίσης συνειδητή ευθύνη για το ποιος μπορεί να βλέπει και να κάνει τι. Όσοι ηγούνται αποφασίζουν ποια ορατότητα και ποιες αρμοδιότητες χρειάζεται κάθε πρόσωπο στον ρόλο του. Οι εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως έγγραφα πρόσληψης, οικονομικά και περιθώρια κέρδους, είναι διαθέσιμες σε όσους είναι υπεύθυνοι για αυτές. Οι εργαζόμενοι αποκτούν πρόσβαση σε ό,τι χρειάζονται για να πετύχουν στην εργασία τους, ενώ η διοίκηση διατηρεί τη συνολική εικόνα.
Όταν οι πληροφορίες και οι αρμοδιότητες ακολουθούν την ευθύνη, γίνεται πιο εύκολο για τους ανθρώπους να αξιοποιούν την ικανότητά τους και να νιώθουν ότι μπορούν να συμβάλουν. Περισσότερα ζητήματα μπορούν να λυθούν πιο γρήγορα και πιο απλά, κοντά στην εργασία και στον πελάτη. Αυτό δίνει στους εργαζόμενους χώρο να εξελιχθούν στα καθήκοντά τους, και όσοι ηγούνται αποκτούν περισσότερο χρόνο για να δημιουργούν τις προϋποθέσεις για την περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησης.