Numa pequena empresa, a visão de conjunto está muitas vezes nas mãos do proprietário. É aí que está o conhecimento sobre o que foi prometido ao cliente, quem executa o trabalho, o que falta antes de a fatura poder ser enviada e que receitas e custos se esperam este mês.
Funciona bem enquanto a atividade é pequena e as conversas conseguem acompanhar. Quando a empresa cresce, o conhecimento precisa de ser delegado para manter a eficiência.
Todas as pessoas querem fazer um bom trabalho e sentir orgulho naquilo com que contribuem. Para poderem assumir responsabilidades, precisam de compreender o contexto, saber o que foi acordado e ter a competência e o mandato para agir. Quando a informação importante fica com o proprietário, até as questões simples passam a depender de essa pessoa estar disponível. Os colegas ficam à espera de respostas e a atividade abranda, ao mesmo tempo que tanto os colaboradores como o proprietário têm cada vez mais dificuldade em dar conta de tudo.
O SAEFUR é um sistema de gestão que mantém as diferentes partes da atividade organizadas e bem ordenadas num único lugar. Clientes, fornecedores, logística, RH, projetos, registos de horas, salários, finanças, artigos, stock, compras, orçamentos e faturas estão reunidos de forma simples, clara e eficiente, para que a pessoa certa tenha a informação certa para fazer o seu trabalho.
Isto dá aos colaboradores condições para fazerem avançar o trabalho por si próprios e terem sempre acesso a informação atualizada quando o dia muda. O sistema está no escritório e cria estrutura e eficiência. Está também junto do cliente, nos projetos e nos transportes, para registar em tempo real horas, deslocações e recibos e documentar o trabalho. Quem quiser pode também convidar os clientes para o sistema, que mantém o cliente informado sobre o que é feito e quando, ativa aprovações e verificações quando algo foi feito e possibilita uma comunicação que cria confiança e uma sensação de controlo em todas as partes.
Assim, o cliente sabe quando o trabalho começa, o que está concluído e a que se refere cada fatura, algo que cria confiança e facilita a colaboração. Tanto a empresa como o cliente conseguem planear mais facilmente o seu dia a dia e compreender o próximo passo.
A mesma clareza facilita o trabalho dentro da empresa. Quando o cliente liga, o orçamento e a situação atual do trabalho estão na ficha de cliente. Quando chega a altura de faturar, as horas e o material já estão no projeto. A documentação para o parceiro de contabilidade é obtida a partir do que foi registado ao longo do trabalho. Isto liberta tempo e reduz a necessidade de procurar, perguntar e reconstruir aquilo que alguém já sabe.
Partilhar informação exige também uma responsabilidade consciente sobre quem pode ver e fazer o quê. Aqueles que lideram decidem de que visibilidade e de que poderes cada pessoa precisa na sua função. As informações confidenciais, como documentos laborais, finanças e margens, estão acessíveis a quem tem responsabilidade sobre elas. Os colaboradores têm acesso àquilo de que precisam para ter sucesso no seu trabalho, enquanto a direção mantém a visão de conjunto.
Quando a informação e os poderes acompanham a responsabilidade, torna-se mais fácil para as pessoas usarem as suas competências e sentirem que podem contribuir. Mais questões podem ser resolvidas de forma mais rápida e simples, perto do trabalho e do cliente. Isto dá aos colaboradores espaço para crescerem nas suas funções, e aqueles que lideram ganham mais tempo para criar condições para o desenvolvimento contínuo da atividade.