U maloj firmi pregled je često kod vlasnika. Tamo je znanje o tome šta je kupcu obećano, ko izvodi posao, šta preostaje prije nego što se faktura može poslati i koji se prihodi i troškovi očekuju ovog mjeseca.
To dobro funkcioniše sve dok je poslovanje malo i razgovori stižu sve ispratiti. Kada firma raste, znanje treba delegirati da bi se zadržala efikasnost.
Svi ljudi žele dobro raditi i biti ponosni na ono čemu doprinose. Da bi mogli preuzeti odgovornost, moraju razumjeti kontekst, znati šta je dogovoreno i imati kompetencije i ovlasti da djeluju. Kada važne informacije ostaju kod vlasnika, čak i jednostavna pitanja zavise od toga da li je baš ta osoba dostupna. Kolege moraju čekati odgovore i poslovanje se usporava, a istovremeno i zaposlenici i vlasnik sve teže stižu sve postići.
SAEFUR je poslovni sistem koji različite dijelove poslovanja drži razvrstanim i uređenim na jednom te istom mjestu. Kupci, dobavljači, logistika, HR, projekti, evidencija radnog vremena, plate, finansije, artikli, skladište, nabavka, ponude i fakture objedinjeni su na jednostavan, pregledan i efikasan način, tako da prava osoba ima prave informacije za obavljanje posla.
To zaposlenicima daje uslove da sami pokreću posao naprijed i da uvijek imaju pristup aktuelnim informacijama kada se dan promijeni. Sistem je u kancelariji i stvara strukturu i efikasnost. Prisutan je i kod kupca, u projektima, u transportu i za bilježenje radnog vremena, putovanja i računa u stvarnom vremenu i dokumentovanje rada. Oni koji to žele mogu u sistem pozvati i kupce, a sistem kupca obavještava o tome šta se radi i kada, pokreće odobrenja i usklađivanja kada je nešto urađeno i omogućava komunikaciju koja svim stranama stvara sigurnost i osjećaj kontrole.
Tako kupac zna kada posao počinje, šta je gotovo i na šta se odnosi svaka faktura, a to stvara sigurnost i olakšava saradnju. I firma i kupac lakše planiraju svoju svakodnevicu i razumiju sljedeći korak.
Ista jasnoća olakšava rad unutar firme. Kada kupac nazove, ponuda i trenutno stanje posla nalaze se na kartici kupca. Kada dođe vrijeme za fakturisanje, vrijeme i materijal su već na projektu. Dokumentacija za računovodstvenog partnera izrađuje se iz onoga što je evidentirano tokom rada. To oslobađa vrijeme i smanjuje potrebu da se traži, pita i ponovo stvara ono što neko već zna.
Dijeljenje informacija zahtijeva i svjesnu odgovornost za to ko smije šta vidjeti i raditi. Oni koji vode odlučuju kakav uvid i kakve ovlasti svakoj osobi trebaju u njenoj ulozi. Povjerljivi podaci, kao što su dokumenti o zaposlenju, finansije i marže, dostupni su onima koji su za njih odgovorni. Zaposlenici dobijaju pristup onome što im je potrebno da bi uspjeli u svom radu, a rukovodstvo pritom zadržava pregled.
Kada informacije i ovlasti prate odgovornost, ljudima je lakše koristiti svoje kompetencije i osjećati da mogu doprinijeti. Više pitanja može se riješiti brže i jednostavnije, blizu posla i kupca. To zaposlenicima daje prostor da rastu u svojim zadacima, a oni koji vode dobijaju više vremena da stvaraju uslove za dalji razvoj poslovanja.