I en lille virksomhed ligger overblikket ofte hos ejeren. Der findes viden om, hvad kunden er blevet lovet, hvem der udfører arbejdet, hvad der mangler, før fakturaen kan sendes, og hvilke indtægter og omkostninger der forventes denne måned.
Det fungerer godt, så længe virksomheden er lille, og samtalerne kan følge med. Når firmaet vokser, skal viden uddelegeres for at bevare effektiviteten.
Alle mennesker vil gerne gøre et godt stykke arbejde og være stolte af det, de bidrager med. For at kunne tage ansvar skal de forstå sammenhængen, vide, hvad der er aftalt, og have kompetence og mandat til at handle. Når vigtig information bliver hos ejeren, bliver selv enkle spørgsmål afhængige af, at netop den person er til stede. Kolleger må vente på svar, og virksomheden bliver langsommere, samtidig med at både medarbejderne og ejeren får stadig sværere ved at nå det hele.
SAEFUR er et forretningssystem, der holder virksomhedens forskellige dele sorteret og velordnet på ét og samme sted. Kunder, leverandører, logistik, HR, projekter, timesedler, løn, økonomi, varer, lager, indkøb, tilbud og fakturaer er samlet på en enkel, overskuelig og effektiv måde, så den rette person har den rette information til at gøre arbejdet.
Det giver medarbejderne forudsætninger for selv at drive arbejdet fremad og altid have adgang til aktuel information, når dagen ændrer sig. Systemet er på kontoret og skaber struktur og effektivitet. Det er også ude hos kunden, i projekter og i transporter, til at logge tid, rejser og kvitteringer i realtid og dokumentere arbejde. De, der vil, kan også invitere kunder ind i systemet, som holder kunden informeret om, hvad der gøres hvornår, aktiverer godkendelser og afstemninger, når noget er gjort, og muliggør kommunikation, der skaber tryghed og en følelse af kontrol hos alle parter.
Det betyder, at kunden ved, hvornår arbejdet begynder, hvad der er færdigt, og hvad hver faktura vedrører, noget, der skaber tryghed og gør samarbejdet nemmere. Både virksomheden og kunden får lettere ved at planlægge deres hverdag og forstå næste skridt.
Den samme klarhed gør arbejdet lettere internt i virksomheden. Når kunden ringer, ligger tilbuddet og arbejdets aktuelle status på kundekortet. Når det er tid til at fakturere, ligger tiden og materialerne allerede på projektet. Grundlaget til regnskabspartneren hentes fra det, der er registreret undervejs i arbejdet. Det frigør tid og mindsker behovet for at lede, spørge og genskabe det, som nogen allerede ved.
At dele information kræver også et bevidst ansvar for, hvem der må se og gøre hvad. De, der leder, bestemmer, hvilken indsigt og hvilke beføjelser hver person har brug for i sin opgave. Fortrolige oplysninger, som ansættelsesdokumenter, økonomi og marginer, er tilgængelige for dem, der har ansvaret for dem. Medarbejderne får adgang til det, de har brug for for at lykkes i deres arbejde, samtidig med at ledelsen bevarer overblikket.
Når information og beføjelser følger ansvaret, bliver det lettere for mennesker at bruge deres kompetence og føle, at de kan bidrage. Flere spørgsmål kan løses hurtigere og enklere, tæt på arbejdet og kunden. Det giver medarbejderne plads til at vokse i deres opgaver, og de, der leder, får mere tid til at skabe forudsætninger for virksomhedens fortsatte udvikling.