En una pequeña empresa, la visión de conjunto suele estar en manos del propietario. Es ahí donde está el conocimiento de lo que se le ha prometido al cliente, de quién realiza el trabajo, de lo que falta antes de poder enviar la factura y de qué ingresos y gastos se esperan este mes.
Funciona bien mientras la actividad es pequeña y las conversaciones dan abasto. Cuando la empresa crece, ese conocimiento debe delegarse para mantener la eficiencia.
Todas las personas quieren hacer un buen trabajo y sentirse orgullosas de lo que aportan. Para poder asumir responsabilidades, necesitan entender el contexto, saber lo que se ha acordado y tener la competencia y el mandato para actuar. Cuando la información importante se queda en el propietario, incluso las preguntas sencillas dependen de que esa persona en concreto esté disponible. Los compañeros tienen que esperar respuestas y la actividad se ralentiza, al tiempo que tanto los empleados como el propietario tienen cada vez más dificultades para llegar a todo.
SAEFUR es un sistema de gestión empresarial que mantiene las distintas partes de la actividad clasificadas y bien ordenadas en un mismo lugar. Clientes, proveedores, logística, RR. HH., proyectos, partes de horas, nóminas, finanzas, artículos, almacén, compras, presupuestos y facturas están reunidos de forma sencilla, clara y eficaz, para que la persona adecuada tenga la información adecuada para hacer su trabajo.
Esto da a los empleados las condiciones para impulsar el trabajo por sí mismos y tener siempre acceso a información actualizada cuando el día cambia. El sistema está en la oficina y aporta estructura y eficiencia. También está en casa del cliente, en los proyectos y en los transportes, para registrar en tiempo real horas, desplazamientos y recibos y documentar el trabajo. Quienes lo deseen también pueden invitar a sus clientes al sistema, que mantiene al cliente informado de qué se hace y cuándo, activa aprobaciones y verificaciones cuando se ha hecho algo y permite una comunicación que genera confianza y una sensación de control en todas las partes.
Así el cliente sabe cuándo empieza el trabajo, qué está terminado y a qué corresponde cada factura, algo que genera confianza y facilita la colaboración. Tanto la empresa como el cliente pueden planificar más fácilmente su día a día y entender el siguiente paso.
La misma claridad facilita el trabajo dentro de la empresa. Cuando el cliente llama, el presupuesto y la situación actual del trabajo están en la ficha de cliente. Cuando llega el momento de facturar, el tiempo y el material ya están en el proyecto. La documentación para el socio contable se obtiene de lo que se ha registrado a lo largo del trabajo. Esto libera tiempo y reduce la necesidad de buscar, preguntar y reconstruir lo que alguien ya sabe.
Compartir información también exige una responsabilidad consciente sobre quién puede ver y hacer qué. Quienes dirigen deciden qué visibilidad y qué atribuciones necesita cada persona en su cometido. La información confidencial, como los documentos laborales, las finanzas y los márgenes, está disponible para quienes son responsables de ella. Los empleados acceden a lo que necesitan para tener éxito en su trabajo, mientras la dirección conserva la visión de conjunto.
Cuando la información y las atribuciones acompañan a la responsabilidad, a las personas les resulta más fácil aprovechar su competencia y sentir que pueden contribuir. Más cuestiones pueden resolverse de forma más rápida y sencilla, cerca del trabajo y del cliente. Esto da a los empleados margen para crecer en sus tareas, y quienes dirigen tienen más tiempo para crear las condiciones para el desarrollo continuo de la actividad.