В небольшой компании общая картина часто есть у владельца. Именно у него знания о том, что обещано клиенту, кто выполняет работу, что осталось, прежде чем можно будет отправить счёт, и какие доходы и расходы ожидаются в этом месяце.
Это хорошо работает, пока компания небольшая и разговоры успевают за делами. Когда компания растёт, знания нужно делегировать, чтобы сохранить эффективность.
Все люди хотят хорошо делать свою работу и гордиться своим вкладом. Чтобы брать на себя ответственность, им нужно понимать контекст, знать, о чём договорились, и иметь компетенцию и полномочия действовать. Когда важная информация остаётся у владельца, даже простые вопросы зависят от того, есть ли под рукой именно этот человек. Коллегам приходится ждать ответа, и работа замедляется, а и сотрудникам, и владельцу становится всё труднее успевать.
SAEFUR представляет собой бизнес-систему, которая держит разные части работы компании рассортированными и хорошо упорядоченными в одном и том же месте. Клиенты, поставщики, логистика, HR, проекты, табели, зарплаты, финансы, артикулы, склад, закупки, предложения и счета собраны просто, наглядно и эффективно, чтобы у нужного человека была нужная информация для работы.
Это даёт сотрудникам возможность самим продвигать работу вперёд и всегда иметь доступ к актуальной информации, когда день меняется. Система есть в офисе и создаёт структуру и эффективность. Она есть и у клиента, в проектах и в перевозках, чтобы в реальном времени фиксировать время, поездки и чеки и документировать работу. Желающие могут также пригласить в систему клиентов, и система держит клиента в курсе того, что и когда делается, запускает утверждения и сверки, когда что-то сделано, и делает возможной коммуникацию, которая создаёт уверенность и ощущение контроля у всех сторон.
Благодаря этому клиент знает, когда начинается работа, что уже готово и к чему относится каждый счёт, а это создаёт уверенность и упрощает сотрудничество. И компании, и клиенту легче планировать свои будни и понимать следующий шаг.
Та же ясность облегчает работу внутри компании. Когда клиент звонит, предложение и текущее состояние работы находятся в карточке клиента. Когда приходит время выставлять счёт, время и материалы уже есть в проекте. Документы для бухгалтерского партнёра формируются из того, что было зафиксировано по ходу работы. Это освобождает время и снижает необходимость искать, спрашивать и заново восстанавливать то, что кто-то уже знает.
Обмен информацией также требует осознанной ответственности за то, кто что может видеть и делать. Те, кто руководит, решают, какой обзор и какие полномочия нужны каждому человеку для его задач. Конфиденциальные данные, такие как документы о трудоустройстве, финансы и маржа, доступны тем, кто за них отвечает. Сотрудники получают доступ к тому, что им нужно для успешной работы, а руководство при этом сохраняет общую картину.
Когда информация и полномочия следуют за ответственностью, людям легче применять свою компетенцию и чувствовать, что они могут внести свой вклад. Больше вопросов можно решать быстрее и проще, рядом с работой и клиентом. Это даёт сотрудникам пространство для роста в своих задачах, а те, кто руководит, получают больше времени, чтобы создавать условия для дальнейшего развития компании.