U maloj tvrtki pregled je često kod vlasnika. Ondje je znanje o tome što je kupcu obećano, tko izvodi posao, što preostaje prije nego što se račun može poslati i koji se prihodi i troškovi očekuju ovaj mjesec.
To dobro funkcionira sve dok je poslovanje malo i razgovori stižu sve pratiti. Kad tvrtka raste, znanje treba delegirati kako bi se zadržala učinkovitost.
Svi ljudi žele dobro raditi i biti ponosni na ono čime doprinose. Da bi mogli preuzeti odgovornost, moraju razumjeti kontekst, znati što je dogovoreno te imati kompetencije i ovlasti za djelovanje. Kad važne informacije ostaju kod vlasnika, čak i jednostavna pitanja ovise o tome je li upravo ta osoba dostupna. Kolege moraju čekati odgovore i poslovanje se usporava, a istodobno i zaposlenici i vlasnik sve teže stižu sve obaviti.
SAEFUR je poslovni sustav koji različite dijelove poslovanja drži razvrstanima i uređenima na jednom te istom mjestu. Kupci, dobavljači, logistika, ljudski resursi, projekti, evidencija radnog vremena, plaće, financije, artikli, skladište, nabava, ponude i računi objedinjeni su na jednostavan, pregledan i učinkovit način, tako da prava osoba ima prave informacije za obavljanje posla.
To zaposlenicima daje uvjete da sami pokreću posao naprijed i uvijek imaju pristup aktualnim informacijama kad se dan promijeni. Sustav je u uredu i stvara strukturu i učinkovitost. Prisutan je i kod kupca, u projektima, u prijevozu te za bilježenje radnog vremena, putovanja i blagajničkih računa u stvarnom vremenu i dokumentiranje rada. Oni koji to žele mogu u sustav pozvati i kupce, a sustav kupca obavještava o tome što se radi i kada, pokreće odobrenja i usklađivanja kad je nešto obavljeno i omogućuje komunikaciju koja svim stranama stvara sigurnost i osjećaj kontrole.
Tako kupac zna kada posao počinje, što je gotovo i na što se odnosi svaki račun, a to stvara sigurnost i olakšava suradnju. I tvrtka i kupac lakše planiraju svoju svakodnevicu i razumiju sljedeći korak.
Ista jasnoća olakšava rad unutar tvrtke. Kad kupac nazove, ponuda i trenutačno stanje posla nalaze se na kartici kupca. Kad dođe vrijeme za fakturiranje, vrijeme i materijal već su na projektu. Dokumentacija za računovodstvenog partnera izrađuje se iz onoga što je evidentirano tijekom rada. To oslobađa vrijeme i smanjuje potrebu da se traži, pita i ponovno stvara ono što netko već zna.
Dijeljenje informacija zahtijeva i svjesnu odgovornost za to tko smije vidjeti i raditi što. Oni koji vode odlučuju kakav uvid i kakve ovlasti svaka osoba treba u svojoj ulozi. Povjerljivi podaci, kao što su dokumenti o zaposlenju, financije i marže, dostupni su onima koji su za njih odgovorni. Zaposlenici dobivaju pristup onome što im treba da bi uspjeli u svom radu, a uprava pritom zadržava pregled.
Kad informacije i ovlasti prate odgovornost, ljudima je lakše koristiti svoje kompetencije i osjećati da mogu doprinijeti. Više se pitanja može riješiti brže i jednostavnije, blizu posla i kupca. To zaposlenicima daje prostor da rastu u svojim zadacima, a oni koji vode dobivaju više vremena da stvaraju uvjete za daljnji razvoj poslovanja.