Í litlu fyrirtæki liggur yfirsýnin oft hjá eigandanum. Þar er þekkingin á því hverju viðskiptavininum hefur verið lofað, hver vinnur verkið, hvað er eftir áður en hægt er að senda reikninginn og hvaða tekjum og kostnaði er búist við í þessum mánuði.
Það gengur vel svo lengi sem reksturinn er lítill og samtölin hafa undan. Þegar fyrirtækið vex þarf að dreifa þekkingunni til að viðhalda skilvirkninni.
Allir vilja vinna gott verk og vera stoltir af því sem þeir leggja af mörkum. Til að geta tekið ábyrgð þarf fólk að skilja samhengið, vita hvað hefur verið samið um og hafa hæfni og umboð til að bregðast við. Þegar mikilvægar upplýsingar sitja eftir hjá eigandanum verða jafnvel einfaldar spurningar háðar því að einmitt sá einstaklingur sé til staðar. Samstarfsfólk þarf að bíða eftir svörum og reksturinn hægist, á sama tíma og bæði starfsfólkinu og eigandanum reynist sífellt erfiðara að hafa undan.
SAEFUR er viðskiptakerfi sem heldur ólíkum hlutum rekstrarins flokkuðum og vel skipulögðum á einum og sama stað. Viðskiptavinir, birgjar, flutningar, mannauður, verkefni, tímaskýrslur, laun, fjármál, vörur, lager, innkaup, tilboð og reikningar eru teknir saman á einfaldan, skýran og skilvirkan hátt, svo að rétti aðilinn hafi réttu upplýsingarnar til að vinna verkið.
Það gefur starfsfólkinu forsendur til að drífa verkið sjálft áfram og hafa alltaf aðgang að nýjustu upplýsingum þegar dagurinn breytist. Kerfið er á skrifstofunni og skapar skipulag og skilvirkni. Það er líka úti hjá viðskiptavininum, í verkefnum og í flutningum, til að skrá tíma, ferðir og kvittanir í rauntíma og skjalfesta vinnu. Þeir sem vilja geta einnig boðið viðskiptavinum inn í kerfið, sem heldur viðskiptavininum upplýstum um hvað er gert og hvenær, virkjar samþykki og afstemmingar þegar eitthvað hefur verið gert og gerir samskipti möguleg sem skapa öryggi og tilfinningu fyrir stjórn hjá öllum aðilum.
Það gerir það að verkum að viðskiptavinurinn veit hvenær vinnan hefst, hvað er tilbúið og hvað hver reikningur varðar, sem skapar öryggi og gerir samstarfið auðveldara. Bæði fyrirtækinu og viðskiptavininum reynist auðveldara að skipuleggja daglegt starf sitt og skilja næsta skref.
Sami skýrleiki auðveldar vinnuna innan fyrirtækisins. Þegar viðskiptavinurinn hringir eru tilboðið og núverandi staða verksins á viðskiptavinakortinu. Þegar komið er að reikningsfærslu eru tíminn og efnið þegar skráð á verkefnið. Gögnin fyrir bókhaldsaðilann eru tekin saman úr því sem hefur verið skráð á meðan verkinu miðaði áfram. Það losar um tíma og dregur úr þörfinni á að leita, spyrja og endurgera það sem einhver veit þegar.
Að deila upplýsingum krefst líka meðvitaðrar ábyrgðar á því hver má sjá og gera hvað. Þeir sem stýra ákveða hvaða innsýn og hvaða heimildir hver og einn þarf í sínu hlutverki. Trúnaðarupplýsingar, eins og ráðningarskjöl, fjármál og framlegð, eru aðgengilegar þeim sem bera ábyrgð á þeim. Starfsfólkið fær aðgang að því sem það þarf til að ná árangri í starfi sínu, á sama tíma og stjórnendur halda yfirsýninni.
Þegar upplýsingar og heimildir fylgja ábyrgðinni verður auðveldara fyrir fólk að nýta hæfni sína og finna að það geti lagt sitt af mörkum. Fleiri mál er hægt að leysa hraðar og á einfaldari hátt, nálægt vinnunni og viðskiptavininum. Það gefur starfsfólkinu svigrúm til að vaxa í verkefnum sínum, og þeir sem stýra fá meiri tíma til að skapa forsendur fyrir áframhaldandi þróun rekstrarins.