У малій компанії загальна картина часто є у власника. Саме в нього знання про те, що пообіцяли клієнтові, хто виконує роботу, що залишилося, перш ніж можна буде надіслати рахунок, і які доходи та витрати очікуються цього місяця.
Це добре працює, поки компанія невелика і розмови встигають за справами. Коли компанія зростає, знання потрібно делегувати, щоб зберегти ефективність.
Усі люди хочуть добре виконувати свою роботу й пишатися своїм внеском. Щоб брати на себе відповідальність, їм потрібно розуміти контекст, знати, про що домовлено, і мати компетенцію та повноваження діяти. Коли важлива інформація залишається у власника, навіть прості питання залежать від того, чи є саме ця людина під рукою. Колеги чекають на відповідь, і робота сповільнюється, а і працівникам, і власникові стає дедалі важче встигати.
SAEFUR є бізнес-системою, яка тримає різні частини роботи компанії впорядкованими й добре організованими в одному й тому самому місці. Клієнти, постачальники, логістика, HR, проєкти, табелі, зарплати, фінанси, артикули, склад, закупівлі, пропозиції та рахунки зібрані простим, наочним і ефективним способом, щоб потрібна людина мала потрібну інформацію для своєї роботи.
Це дає працівникам змогу самостійно рухати роботу вперед і завжди мати доступ до актуальної інформації, коли день змінюється. Система є в офісі й створює структуру та ефективність. Вона також є в клієнта, у проєктах і в перевезеннях, щоб у реальному часі фіксувати час, поїздки й чеки та документувати роботу. Ті, хто бажає, можуть також запросити клієнтів до системи, яка інформує клієнта про те, що робиться і коли, запускає затвердження та звіряння, коли щось виконано, і уможливлює комунікацію, що створює впевненість і відчуття контролю в усіх сторін.
Завдяки цьому клієнт знає, коли починається робота, що вже готово і чого стосується кожен рахунок, а це створює впевненість і спрощує співпрацю. І компанії, і клієнтові легше планувати свої будні й розуміти наступний крок.
Та сама ясність полегшує роботу всередині компанії. Коли клієнт телефонує, пропозиція й поточний стан роботи є в картці клієнта. Коли настає час виставляти рахунок, час і матеріали вже є в проєкті. Документи для бухгалтерського партнера формуються з того, що було зафіксовано під час роботи. Це звільняє час і зменшує потребу шукати, розпитувати й відтворювати те, що хтось уже знає.
Обмін інформацією також вимагає свідомої відповідальності за те, хто що може бачити й робити. Ті, хто керує, вирішують, яка видимість і які повноваження потрібні кожній особі для її завдань. Конфіденційні дані, як-от документи про трудові відносини, фінанси й маржа, доступні тим, хто за них відповідає. Працівники отримують доступ до того, що їм потрібно для успіху в роботі, а керівництво зберігає загальну картину.
Коли інформація та повноваження йдуть слідом за відповідальністю, людям легше застосовувати свою компетенцію й відчувати, що вони можуть зробити свій внесок. Більше питань можна вирішувати швидше й простіше, близько до роботи та клієнта. Це дає працівникам простір для зростання у своїх завданнях, а ті, хто керує, отримують більше часу, щоб створювати умови для подальшого розвитку компанії.