In einem kleinen Unternehmen liegt der Überblick oft beim Inhaber. Dort liegt das Wissen darüber, was dem Kunden versprochen wurde, wer die Arbeit ausführt, was noch fehlt, bevor die Rechnung verschickt werden kann, und welche Einnahmen und Kosten in diesem Monat zu erwarten sind.
Das funktioniert gut, solange der Betrieb klein ist und die Gespräche hinterherkommen. Wenn das Unternehmen wächst, muss das Wissen delegiert werden, damit die Effizienz erhalten bleibt.
Alle Menschen möchten gute Arbeit leisten und stolz auf das sein, was sie beitragen. Um Verantwortung übernehmen zu können, müssen sie den Zusammenhang verstehen, wissen, was vereinbart ist, und die Kompetenz und das Mandat haben, zu handeln. Wenn wichtige Informationen beim Inhaber bleiben, hängen selbst einfache Fragen davon ab, dass genau diese Person erreichbar ist. Kollegen müssen auf Antworten warten und der Betrieb wird langsamer, während es sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Inhaber immer schwerer fällt, hinterherzukommen.
SAEFUR ist eine Unternehmenssoftware, die die verschiedenen Bereiche des Betriebs sortiert und wohlgeordnet an ein und demselben Ort hält. Kunden, Lieferanten, Logistik, HR, Projekte, Zeiterfassung, Löhne, Finanzen, Artikel, Lager, Einkauf, Angebote und Rechnungen sind auf einfache, übersichtliche und effiziente Weise zusammengeführt, sodass die richtige Person die richtigen Informationen hat, um die Arbeit zu erledigen.
Das gibt den Mitarbeitenden die Voraussetzungen, die Arbeit selbst voranzutreiben und immer Zugang zu aktuellen Informationen zu haben, wenn sich der Tag verändert. Das System ist im Büro und schafft Struktur und Effizienz. Es ist auch draußen beim Kunden, in Projekten und bei Transporten dabei, um Zeit, Fahrten und Belege in Echtzeit zu erfassen und die Arbeit zu dokumentieren. Wer möchte, kann auch Kunden in das System einladen, das den Kunden darüber auf dem Laufenden hält, was wann gemacht wird, Freigaben und Abstimmungen auslöst, wenn etwas erledigt ist, und eine Kommunikation ermöglicht, die bei allen Beteiligten Sicherheit und ein Gefühl von Kontrolle schafft.
So weiß der Kunde, wann die Arbeit beginnt, was erledigt ist und worauf sich jede Rechnung bezieht, was Sicherheit schafft und die Zusammenarbeit erleichtert. Sowohl das Unternehmen als auch der Kunde können ihren Alltag leichter planen und den nächsten Schritt verstehen.
Dieselbe Klarheit erleichtert die Arbeit im Unternehmen. Wenn der Kunde anruft, stehen das Angebot und der aktuelle Stand der Arbeit auf der Kundenkarte. Wenn es Zeit ist, in Rechnung zu stellen, sind Zeit und Material bereits im Projekt erfasst. Die Unterlagen für den Buchhaltungspartner entstehen aus dem, was im Lauf der Arbeit erfasst wurde. Das spart Zeit und verringert die Notwendigkeit, zu suchen, nachzufragen und zu rekonstruieren, was jemand bereits weiß.
Informationen zu teilen erfordert auch eine bewusste Verantwortung dafür, wer was sehen und tun darf. Diejenigen, die leiten, entscheiden, welchen Einblick und welche Befugnisse jede Person für ihre Aufgabe braucht. Vertrauliche Angaben wie Personalunterlagen, Finanzen und Margen sind für diejenigen zugänglich, die dafür verantwortlich sind. Die Mitarbeitenden erhalten Zugang zu dem, was sie brauchen, um in ihrer Arbeit erfolgreich zu sein, während die Leitung den Überblick behält.
Wenn Informationen und Befugnisse der Verantwortung folgen, fällt es Menschen leichter, ihre Kompetenz einzusetzen und das Gefühl zu haben, etwas beitragen zu können. Mehr Fragen lassen sich schneller und einfacher klären, nah an der Arbeit und am Kunden. Das gibt den Mitarbeitenden Raum, in ihren Aufgaben zu wachsen, und diejenigen, die leiten, gewinnen mehr Zeit, um die Voraussetzungen für die weitere Entwicklung des Betriebs zu schaffen.