W małej firmie przegląd sytuacji ma często właściciel. To u niego znajduje się wiedza o tym, co obiecano klientowi, kto wykonuje pracę, co jeszcze zostało do zrobienia, zanim będzie można wysłać fakturę, oraz jakich przychodów i kosztów można się spodziewać w tym miesiącu.
Działa to dobrze, dopóki działalność jest niewielka, a rozmowy nadążają. Gdy firma się rozwija, wiedzę trzeba delegować, aby zachować efektywność.
Każdy chce dobrze wykonywać swoją pracę i być dumnym z tego, co wnosi. Aby móc brać odpowiedzialność, ludzie muszą rozumieć kontekst, wiedzieć, co zostało uzgodnione, oraz mieć kompetencje i uprawnienia do działania. Gdy ważne informacje zostają u właściciela, nawet proste sprawy zależą od tego, czy właśnie ta osoba jest dostępna. Współpracownicy czekają na odpowiedź, a działalność zwalnia, podczas gdy zarówno pracownikom, jak i właścicielowi coraz trudniej za wszystkim nadążyć.
SAEFUR to system biznesowy, który utrzymuje różne obszary działalności posortowane i uporządkowane w jednym miejscu. Klienci, dostawcy, logistyka, HR, projekty, ewidencja czasu pracy, wynagrodzenia, finanse, artykuły, magazyn, zakupy, oferty i faktury są zebrane w prosty, przejrzysty i efektywny sposób, tak aby właściwa osoba miała właściwe informacje do wykonania pracy.
Daje to pracownikom warunki, by sami posuwali pracę naprzód i zawsze mieli dostęp do aktualnych informacji, gdy w ciągu dnia coś się zmienia. System jest w biurze i tworzy strukturę i efektywność. Jest też u klienta, w projektach i w transporcie, aby w czasie rzeczywistym rejestrować czas, podróże i paragony oraz dokumentować pracę. Chętni mogą też zaprosić klientów do systemu, który informuje klienta, co i kiedy jest robione, uruchamia zatwierdzenia i uzgodnienia, gdy coś zostało wykonane, i umożliwia komunikację, która daje wszystkim stronom poczucie bezpieczeństwa i kontroli.
Dzięki temu klient wie, kiedy praca się zaczyna, co jest gotowe i czego dotyczy każda faktura, co daje poczucie bezpieczeństwa i ułatwia współpracę. Zarówno firmie, jak i klientowi łatwiej jest planować codzienność i rozumieć kolejny krok.
Ta sama przejrzystość ułatwia pracę wewnątrz firmy. Gdy klient dzwoni, oferta i aktualny stan pracy są na karcie klienta. Gdy przychodzi czas na fakturowanie, czas i materiały są już w projekcie. Dokumentacja dla partnera księgowego powstaje z tego, co zarejestrowano w trakcie pracy. To oszczędza czas i zmniejsza potrzebę szukania, pytania i odtwarzania tego, co ktoś już wie.
Dzielenie się informacjami wymaga też świadomej odpowiedzialności za to, kto może co widzieć i robić. Osoby kierujące decydują, jakiego wglądu i jakich uprawnień potrzebuje każda osoba w swoim zadaniu. Poufne informacje, takie jak dokumenty kadrowe, finanse i marże, są dostępne dla tych, którzy za nie odpowiadają. Pracownicy mają dostęp do tego, czego potrzebują, by odnosić sukces w swojej pracy, a kierownictwo zachowuje przegląd sytuacji.
Gdy informacje i uprawnienia idą w parze z odpowiedzialnością, ludziom łatwiej wykorzystywać swoje kompetencje i czuć, że mogą wnieść swój wkład. Więcej spraw można rozwiązać szybciej i prościej, blisko pracy i klienta. Daje to pracownikom przestrzeń do rozwoju w ich zadaniach, a osoby kierujące zyskują więcej czasu na tworzenie warunków do dalszego rozwoju działalności.