Mazā uzņēmumā kopaina bieži ir īpašnieka rokās. Tur ir zināšanas par to, kas klientam ir apsolīts, kurš veic darbu, kas vēl jāizdara, pirms var nosūtīt rēķinu, un kādi ieņēmumi un izmaksas ir gaidāmi šomēnes.
Tas labi darbojas, kamēr uzņēmuma darbība ir neliela un sarunas spēj visam izsekot līdzi. Kad uzņēmums aug, zināšanas ir jādeleģē, lai saglabātu efektivitāti.
Visi cilvēki vēlas labi paveikt savu darbu un lepoties ar to, ko viņi sniedz. Lai varētu uzņemties atbildību, viņiem ir jāizprot konteksts, jāzina, kas ir norunāts, un jābūt kompetencei un pilnvarām rīkoties. Kad svarīga informācija paliek pie īpašnieka, pat vienkārši jautājumi ir atkarīgi no tā, vai tieši šī persona ir pieejama. Kolēģiem jāgaida atbildes, un darbs palēninās, turklāt gan darbiniekiem, gan īpašniekam kļūst arvien grūtāk visu paspēt.
SAEFUR ir biznesa sistēma, kas uztur dažādās uzņēmuma darbības daļas sakārtotas un labi organizētas vienā un tajā pašā vietā. Klienti, piegādātāji, loģistika, personāls, projekti, darba laika uzskaite, algas, finanses, artikuli, noliktava, iepirkumi, piedāvājumi un rēķini ir apkopoti vienkāršā, pārskatāmā un efektīvā veidā, lai īstajam cilvēkam būtu īstā informācija darba veikšanai.
Tas dod darbiniekiem priekšnoteikumus pašiem virzīt darbu uz priekšu un vienmēr piekļūt aktuālai informācijai, kad diena mainās. Sistēma ir birojā un rada struktūru un efektivitāti. Tā ir arī pie klienta, projektos, transportā un ļauj reāllaikā reģistrēt laiku, braucienus, čekus un dokumentēt darbu. Tie, kas vēlas, sistēmā var uzaicināt arī klientus, un sistēma informē klientu par to, kas tiek darīts un kad, ierosina apstiprināšanu un salīdzināšanu, kad kaut kas ir paveikts, un nodrošina saziņu, kas visām pusēm rada drošības un kontroles sajūtu.
Tādējādi klients zina, kad darbs sākas, kas ir pabeigts un par ko ir katrs rēķins, un tas rada drošības sajūtu un atvieglo sadarbību. Gan uzņēmumam, gan klientam ir vieglāk plānot savu ikdienu un saprast nākamo soli.
Tāda pati skaidrība atvieglo darbu uzņēmuma iekšienē. Kad klients zvana, piedāvājums un darba pašreizējais stāvoklis ir klienta kartītē. Kad pienācis laiks izrakstīt rēķinu, laiks un materiāli jau ir projektā. Dokumenti grāmatvedības partnerim tiek sagatavoti no tā, kas reģistrēts darba gaitā. Tas atbrīvo laiku un samazina vajadzību meklēt, jautāt un no jauna radīt to, ko kāds jau zina.
Informācijas kopīgošana prasa arī apzinātu atbildību par to, kurš ko drīkst redzēt un darīt. Tie, kas vada, nosaka, kāda pārredzamība un kādas pilnvaras katram cilvēkam ir vajadzīgas savā lomā. Konfidenciāla informācija, piemēram, darba attiecību dokumenti, finanses un peļņas normas, ir pieejama tiem, kuri par to atbild. Darbinieki saņem piekļuvi tam, kas viņiem vajadzīgs, lai sekmīgi veiktu savu darbu, bet vadība saglabā kopainu.
Kad informācija un pilnvaras seko atbildībai, cilvēkiem ir vieglāk izmantot savu kompetenci un just, ka viņi var dot savu ieguldījumu. Vairāk jautājumu var atrisināt ātrāk un vienkāršāk, tuvu darbam un klientam. Tas dod darbiniekiem iespēju augt savos uzdevumos, un tie, kas vada, iegūst vairāk laika, lai radītu priekšnoteikumus uzņēmuma darbības turpmākai attīstībai.