U maloj firmi pregled je često kod vlasnika. Tamo je znanje o tome šta je kupcu obećano, ko izvodi posao, šta preostaje pre nego što faktura može da se pošalje i koji se prihodi i troškovi očekuju ovog meseca.
To dobro funkcioniše sve dok je poslovanje malo i razgovori stižu da isprate sve. Kada firma raste, znanje treba delegirati da bi se zadržala efikasnost.
Svi ljudi žele da dobro rade i da budu ponosni na ono čemu doprinose. Da bi mogli da preuzmu odgovornost, moraju da razumeju kontekst, da znaju šta je dogovoreno i da imaju kompetencije i ovlašćenja da deluju. Kada važne informacije ostaju kod vlasnika, čak i jednostavna pitanja zavise od toga da li je baš ta osoba dostupna. Kolege moraju da čekaju odgovore i poslovanje se usporava, a istovremeno i zaposleni i vlasnik sve teže stižu da sve postignu.
SAEFUR je poslovni sistem koji različite delove poslovanja drži razvrstanim i uređenim na jednom te istom mestu. Kupci, dobavljači, logistika, ljudski resursi, projekti, evidencija radnog vremena, plate, finansije, artikli, magacin, nabavka, ponude i fakture objedinjeni su na jednostavan, pregledan i efikasan način, tako da prava osoba ima prave informacije za obavljanje posla.
To zaposlenima daje uslove da sami pokreću posao napred i da uvek imaju pristup aktuelnim informacijama kada se dan promeni. Sistem je u kancelariji i stvara strukturu i efikasnost. Prisutan je i kod kupca, u projektima, u transportu i za beleženje radnog vremena, putovanja i računa u realnom vremenu i dokumentovanje rada. Oni koji to žele mogu u sistem da pozovu i kupce, a sistem kupca obaveštava o tome šta se radi i kada, pokreće odobrenja i usklađivanja kada je nešto urađeno i omogućava komunikaciju koja svim stranama stvara sigurnost i osećaj kontrole.
Tako kupac zna kada posao počinje, šta je gotovo i na šta se odnosi svaka faktura, a to stvara sigurnost i olakšava saradnju. I firma i kupac lakše planiraju svoju svakodnevicu i razumeju sledeći korak.
Ista jasnoća olakšava rad unutar firme. Kada kupac pozove, ponuda i trenutno stanje posla nalaze se na kartici kupca. Kada dođe vreme za fakturisanje, vreme i materijal su već na projektu. Dokumentacija za računovodstvenog partnera izrađuje se iz onoga što je evidentirano tokom rada. To oslobađa vreme i smanjuje potrebu da se traži, pita i ponovo stvara ono što neko već zna.
Deljenje informacija zahteva i svesnu odgovornost za to ko sme šta da vidi i radi. Oni koji vode odlučuju kakav uvid i kakva ovlašćenja svakoj osobi trebaju u njenoj ulozi. Poverljivi podaci, kao što su dokumenti o zaposlenju, finansije i marže, dostupni su onima koji su za njih odgovorni. Zaposleni dobijaju pristup onome što im je potrebno da bi uspeli u svom radu, a rukovodstvo pritom zadržava pregled.
Kada informacije i ovlašćenja prate odgovornost, ljudima je lakše da koriste svoje kompetencije i da osećaju da mogu da doprinesu. Više pitanja može da se reši brže i jednostavnije, blizu posla i kupca. To zaposlenima daje prostor da rastu u svojim zadacima, a oni koji vode dobijaju više vremena da stvaraju uslove za dalji razvoj poslovanja.